E-post från chefen – schemaändringar och obligatoriskt personalmöte

På en arbetsplats är e-post ett av de vanligaste kommunikationsverktygen. Chefer använder det för att informera sin personal om ändringar, möten och förväntningar. Att förstå och tolka ett arbetsmail korrekt är en viktig färdighet. Det här är ett exempel på ett verkligt mail från en chef till sitt team – och en guide till hur du läser det.

Rubrikfältets betydelse

Det första du ser i ett mail är ärenderubriken – den korta texten i ämnesfältet. Den ska sammanfatta vad mailet handlar om så att mottagaren direkt vet om det är brådskande eller inte. I exemplet nedan ser du hur ett typiskt arbetsmail kan se ut.

Exempelmail – från chef till team

Från: sofia.eriksson@foretagetab.se | Till: teamet-kundservice@foretagetab.se | Ämne: Schemaändring v. 24 samt obligatoriskt personalmöte | Datum: Måndag 10 juni

Hej alla!

Jag behöver meddela er om en förändring i schemat för vecka 24 med kort varsel. På grund av ett oväntat personalavhopp behöver vi täcka upp fler arbetspass under torsdagen och fredagen. De berörda passen är torsdagen kl 07.00–15.00 och fredagen kl 13.00–21.00.

Jag ber er som kan ta extra pass att höra av er till mig senast imorgon tisdag kl 12.00. Om ingen anmäler sig frivilligt kommer jag att behöva fördela passen baserat på tillgänglighet. Jag försöker alltid prioritera frivillighet och hänsyn till era privata åtaganden, men situationen kräver att vi hjälps åt.

Utöver schemaändringen vill jag informera om att vi har ett obligatoriskt personalmöte onsdagen den 12 juni kl 09.00–10.30 i konferensrummet Blå. Närvaro är obligatorisk för samtliga medarbetare om ni inte har godkänd frånvaro. På mötet går vi igenom följande dagordning: resultatuppföljning för maj, nya rutiner för kundklagomål, och information om kommande ombyggnation av kundservice.

Vänligen bekräfta att ni tagit del av detta mail senast imorgon.

Med vänlig hälsning, Sofia Eriksson | Avdelningschef Kundservice | Telefon: 073-444 55 66

Hur du läser ett arbetsmail

Det finns några enkla regler för att läsa arbetsmail effektivt. Läs alltid ärenderubriken först för att förstå prioritet. Skumma sedan mailet för att identifiera om det kräver ett svar eller en handling från din sida. Kontrollera alltid eventuella datum och deadlines noggrant. Om något är oklart, fråga chefen direkt via ett kortsvarsmail eller per telefon. Det är alltid bättre att fråga än att missa något viktigt.

Att svara på ett arbetsmail

När du svarar på ett arbetsmail, håll det kort och tydligt. Bekräfta att du tagit del av informationen, ange om du kan ta ett extra pass eller inte, och skriv alltid med korrekt hälsningsfras. I Sverige är Med vänlig hälsning den vanliga avslutningen i formella mail, medan Hej och ett informellt tack används i mer vardaglig kommunikation mellan kollegor.