Work Life & Rules: Coworker misunderstanding email

Informal email
English: Write a kind email to your coworker Jonas. There was a misunderstanding yesterday about closing the färskvaror section. Explain how you felt and suggest how you can work better together.
Svenska: Skriv ett vänligt mejl till din kollega Jonas. Det blev ett missförstånd igår om stängning av färskvaror. Förklara hur du kände och föreslå hur ni kan samarbeta bättre.

Hej Jonas!

Hej Jonas!

Jag ville skriva till dig direkt efter gårdagens pass, men jag behövde sova på saken först.

Det som hände vid stängning av färskvaror har snurrat i huvudet hela kvällen, och jag tror vi borde prata om det.

Jag skriver inte för att peka finger — jag skriver för att vi ska kunna jobba bra tillsammans framåt.

Du vet hur stressigt det kan bli när kunderna kommer in sent och kassorna fortfarande har kö.

Igår kväll sa Erik att vi skulle stänga färskvaror kl. 20.30 och att du och jag skulle göra det tillsammans.

Jag började plocka in varor, rengöra disken och märka det som skulle kasseras enligt rutinen vi fått.

Samtidigt såg jag att du stod kvar vid kassan och hjälpte Fatima med en kund som ville byta varor.

Jag antog att du skulle komma strax, så jag fortsatte själv — det var mycket kvar och jag ville inte lämna avdelningen halvfärdig.

När du kom till färskvaror tio minuter senare såg du ut att vara irriterad, och du sa att jag borde ha väntat.

Jag försökte förklara att jag trodde vi hade bråttom, men samtalet blev kort och stelt framför två kollegor.

Jag kände mig dum och arg på samma gång, och det var inte en bra stämning att gå hem med.

På vägen hem tänkte jag på hur lätt missförstånd uppstår när alla är trötta efter ett långt pass.

Jag vet att du tar jobbet på allvar — vi har jobbat ihop i två år och jag vet att du bryr dig om butiken.

Men igår kändes det som att du trodde jag ville visa att jag var snabbare eller bättre, och det var inte min avsikt alls.

Min avsikt var bara att få klart i tid så att Erik inte skulle behöva påminna oss, som förra veckan.

Jag minns att vi faktiskt samarbetade riktigt bra när vi inventerade kyldisken i januari — då delade vi uppgifter tydligt.

Därför undrar jag om vi kan prata face to face innan nästa kvällspass, kanske fem minuter vid personalrummet.

Jag tänker att vi kan komma överens om vem som gör vad när chefen ger en snabb instruktion i rusning.

Till exempel: om en av oss fastnar vid kassan, ska den andra vänta eller börja stänga enligt checklistan?

Jag föreslår att vi alltid säger högt till varandra innan någon börjar stänga — bara en mening räcker.

Något som: "Jag börjar stänga färskvaror nu, är du med?" — då slipper vi gissa vad den andra tänker.

Jag kan också skicka ett kort meddelande i personalgruppen om vi inte ser varandra direkt.

Fatima sa efteråt att hon uppfattade att vi båda var stressade, och hon erbjöd sig att dubbelkolla med Erik nästa gång.

Det var snällt av henne, men jag vill hellre lösa det mellan oss utan att dra in chefen i varje missförstånd.

Jag har märkt att du ofta hjälper kunder längre än schemat säger, och det är en styrka — kunderna gillar dig.

Jag vill inte att vår relation ska bli sämre för att vi tolkade en stressig kväll på olika sätt.

Hassan brukar säga att man måste våga prata tidigt innan små irritationer blir stora konflikter.

Han har rätt, och därför skickar jag det här mejlet nu istället för att låtsas att igår var en vanlig dag.

Om du känner att jag gjorde fel genom att börja utan dig, ber jag om ursäkt — det var inte meningen att köra över dig.

Jag hoppas du kan säga om du var upprörd mest över att jag började själv eller över att jag inte sa till.

Jag kan ta ansvar för att jag borde ropat eller skickat sms innan jag plockade in första varan.

Samtidigt hoppas jag att du förstår att jag inte försökte göra dig dålig — jag försökte bara hålla tiden.

City Market har haft mycket nya regler på sistone, och ibland känns det som att vi får information i sista sekunden.

Erik sa i morgonmötet att vi ska bli bättre på teamarbete, och jag tror det börjar med små saker som igår.

Jag vill inte ta med den dåliga stämningen till nästa pass; vi behöver varandra när det är mycket folk.

Jonas, du är en av de kollegor jag litar mest på när det är kaos vid leveranser på lördagar.

Låt oss hitta tillbaka till samarbete, inte gårdagens korta ord i disken.

Jag föreslår att vi tar fem minuter imorgon före passet och går igenom stängningslistan tillsammans.

Vi kan markera vem som tar kassan, vem som tar golv, vem som tar färskvaror — som en enkel plan varje kväll.

Om du hellre vill prata efter passet på tisdag går det också bra; jag kan stanna tjugo minuter extra.

Jag dricker gärna kaffe med dig och pratar rakt — jag är inte bra på passiv aggressiv stämning i korridorerna.

Du behöver inte svara långt på mejlet; ett ja eller nej till ett kort samtal räcker för mig.

Jag uppskattar att du alltid täcker för mig när jag måste gå tidigare till SFI ibland — det glömmer jag inte.

Jag hoppas vi kan ge samma respekt tillbaka när arbetsuppgifter krockar under stress.

Tack för att du läser, och hoppas vi ses med bättre energi imorgon.

Kram från Uppsala (ja, kollegor kan skicka kram-mejl — Fatima säger att det är okej).

PS: Yusuf skickar hälsning — han såg dig i butiken förra veckan och sa att du gav honom en sticker.

PPS: Om du vill kan vi be Erik om en tydligare stängningsrutin vid nästa morgonmöte, tillsammans.

Vi är ett team, inte två som tävlar om vem som stänger snabbast — det är det viktigaste jag ville säga.

Ha en fin kväll, och tack igen för allt du gör i butiken som folk inte alltid ser.

Med vänlighet, Amina Hassan — din kollega, inte din konkurrent.

Vi ses imorgon — jag hälsar som vanligt och hoppas du kan det också.

Kram,

Amina Hassan