Work Life & Rules: Salary negotiation letter

Formal letter
English: Write a formal letter to your boss Erik Lindström. Argue for a higher salary. Give three clear examples of good work you have done.
Svenska: Skriv ett formellt brev till din chef Erik Lindström. Argumentera för högre lön. Ge tre tydliga exempel på gott arbete du har gjort.

Med vänlig hälsning,

Till: Erik Lindström, butikschef, City Market Uppsala

Från: Amina Hassan, kundservice och varuplock, Björkgatan 8, 753 21 Uppsala

Ämne: Begäran om lönerevision — motivering utifrån prestation och utökade arbetsuppgifter

Datum: 22 mars 2026

Med vänlig hälsning,

Jag heter Amina Hassan och har arbetat på City Market Uppsala sedan hösten 2019.

Jag skriver detta brev för att formellt begära en lönerevision i linje med min prestation och mitt utökade ansvar.

Under de senaste arton månaderna har min roll utvecklats betydligt, samtidigt som min nuvarande lön har varit oförändrad.

Jag vill presentera tre tydliga exempel på arbete som enligt min bedömning motiverar högre ersättning.

Exempel ett: klagomålshantering och deeskalering i kundkontakt.

Under 2025 hanterade jag självständigt över fyrtio kundärenden som annars hade eskalerats till dig eller till huvudkontoret.

I journalen dokumenterades tre fall där missnöjda kunder skrev positiv feedback efter att jag löst reklamationer om trasiga varor och felaktiga priser.

En kund som hotade att kontakta ARN gick därifrån nöjd efter att jag erbjöd lösning enligt reklamationsrutinen och följde upp dagen efter.

Detta har sparat butiken både tid och goodwill, och det ligger utöver min ursprungliga tjänstebeskrivning.

Exempel två: onboarding och handledning av nyanställda.

Sedan våren 2025 har jag tagit huvudansvar för att introducera nio nya medarbetare enligt företagets onboarding-checklista.

Jag har utvecklat ett kort svenskt och engelskt välkomstblad för sommarvikarier, vilket minskade din administrativa belastning under rekryteringsperioden.

Fatima och Jonas har bekräftat att nyanställda blir produktiva snabbare när jag ansvarar för första veckans genomgång av kassasystem och säkerhetsrutiner.

HR på huvudkontoret bad om att få kopiera mitt material till andra butiker i regionen — det visar att arbetet har värde utöver vår enhet.

Exempel tre: minskat svinn och förbättrad ordning enligt 5S i färskvaror och lagret.

Jag initierade veckovisa svinnkontroller i färskvaror och införde tydligare datummärkning som minskade kassering med uppskattningsvis tolv procent under Q3 och Q4.

Lagret organiserades om med färgkodade zoner, vilket minskade tiden för varuplock vid kvällslevanser enligt intern mätning.

Dessa förbättringar har bidragit till lägre kostnader och smidigare drift, särskilt under helgpass när bemanningen är tunn.

Utöver exemplen har jag regelbundet täckt kollegors pass vid sjukfrånvaro utan att alltid begära extra ersättning, vilket visar mitt engagemang.

Jag avslutar SFI D med goda resultat och har samtidigt bibehållit hög närvaro och punktlighet enligt schemat.

Min nuvarande månadslön ligger enligt min research under medianen för motsvarande ansvar inom detaljhandeln i Uppsala län.

Jag begär därför en lönerevision om minst fem procent, alternativt en tydlig stegplan kopplad till definierade arbetsuppgifter och uppföljningstid.

Jag förstår att budget och kollektivavtal sätter ramar, och jag vill gärna diskutera lösningen inom dessa regler.

Om direkt höjning inte är möjlig nu, kan vi överväga tillägg för handledning, kvällsledning eller särskilda ansvarsområden.

Jag föreslår ett möte inom två veckor där jag kan presentera dokumentation: kundfeedback, onboarding-material och svinnstatistik.

Jag är tillgänglig vardagar efter kl. 15.00 eller tidig förmiddag lördag, och kan nås på amina.hassan@example.se eller 070-123 45 67.

Bifogat till brevet finns: sammanställning av hanterade kundärenden, intyg från kollegor och utdrag ur svinnrapporter.

Som ensamstående förälder tillsammans med min make Hassan är en rättvis lön avgörande för vår familjs ekonomi och framtida studieplaner.

Layla och Yusuf är i skolåldern, och vi planerar att köpa bostad inom några år — stabilitet på jobbet är central för oss.

Jag vill fortsätta utvecklas på City Market och ser detta som en naturlig del av en långsiktig karriärväg, inte som ett ultimatum.

Du har tidigare uttryckt att du vill behålla kompetenta medarbetare internt — jag hoppas att vi kan forma en lösning som speglar det.

Jag uppskattar det förtroende du visat mig genom åren, särskilt flexibiliteten under min SFI-utbildning.

Tack för att du tar dig tid att läsa min begäran och för det stöd du gett mig sedan jag började 2019.

Jag ser fram emot ditt svar och ett möte där vi kan gå igenom siffror och ansvar tydligt.

Med vänliga hälsningar,

Amina Hassan

City Market Uppsala · Personnummer: [anges vid behov]

PS: Om du föredrar att ta med HR från början accepterar jag det — jag vill följa korrekt process.

PPS: Jag kan skicka digitala bilagor i förväg om det underlättar din förberedelse inför mötet.

Jag har jämfört min lön med Handels lönestatistik för butiksmedarbetare med utökade uppgifter i region Mälardalen.

Skillnaden mot mitt nuvarande löneläge motiverar enligt min bedömning en justering, särskilt med tanke på inflationen de senaste åren.

Mina tre exempel — klagomål, onboarding och 5S — är mätbara och kan följas upp kvartalsvis om du önskar.

Jag är öppen för att forma nya nyckeltal tillsammans, till exempel kundnöjdhet, svinn och introduktionstid för nyanställda.

Det skulle göra lönefrågan transparent och rättvis för både butiken och mig som medarbetare.

Jag tror att tydlig koppling mellan prestation och lön stärker motivationen i hela teamet, inte bara för min del.

Fatima har uppmuntrat mig att skriva detta brev — hon menar att jag redan arbetar som teamledare i praktiken.

Jonas instämde och sa att butiken skulle stå sämre utan mitt arbete bakom kulisserna vid stängning och leveranser.

Jag vill att min lön ska spegla det som redan sker i vardagen, inte bara det som står i min titel.

Tack än en gång, Erik, för allt du gör för oss på City Market Uppsala.

Med vänliga hälsningar, Amina Hassan, Uppsala.

Jag hoppas vi kan nå en lösning som gör att jag vill stanna och växa hos er under kommande år.

En rättvis lön är en investering i lojalitet och kvalitet — det tror jag vi båda vill se i butiken.

Med vänliga hälsningar,

Amina Hassan