The Local Community: Building meeting notes

Formal meeting notes
English: You are the secretary at a meeting in the building. Write short meeting notes. What problems are in the building and how will you solve them?
Svenska: Du är sekreterare på ett möte i huset. Skriv ett kort protokoll. Vilka problem finns i huset och hur ska ni lösa dem?

Protokoll från grannmöte i bostadsrättsföreningen Björkgatan 8–12

Datum: torsdagen den 15 maj 2026. Tid: klockan arton till nitton trettio.

Plats: gemensamma samlingslokalen i källaren. Sekreterare: Amina Hassan.

Ordförande: Erik Lindström. Närvarande: tolv medlemmar. Frånvarande: tre medlemmar.

Mötet öppnades av ordförande klockan arton noll noll. Dagordning godkändes utan invändningar.

Punkt ett: Trapphus och entré

Problem: Lampan på våning tre har varit trasig i två veckor. Entrématten är sliten och hal.

Förslag: Beställ ny lampa via fastighetsskötaren. Byt matta före sommaren.

Beslut: Styrelsen kontaktar fastighetsskötaren imorgon. Matta byts inom tre veckor.

Ansvarig: Erik Lindström och styrelseledamot Maria Svensson.

Punkt två: Cykelrum

Problem: Dörren till cykelrummet stänger inte ordentligt. Flera cyklar står i vägen.

Förslag: Reparera dörrlås. Inför tydlig märkning av platser.

Beslut: Lås repareras nästa vecka. Skyltar sätts upp av styrelsen.

Ansvarig: Fastighetsskötaren bokas in av sekreteraren.

Punkt tre: Tvättstuga

Problem: En tvättmaskin fungerar inte. Golvet är smutsigt och det luktar illa ibland.

Förslag: Styrelsen skriver till leverantören. Inför städschema för boende.

Beslut: Trasig maskin anmäls på måndag. Städschema skickas ut till alla.

Ansvarig: Amina Hassan skriver brev till styrelsen som uppföljning.

Punkt fyra: Soprum och återvinning

Problem: Fel sortering av plast och papper. Soporna blir fulla för snabbt.

Förslag: Ny informationstavla i soprum. Extra tömning under sommaren.

Beslut: Tavla sätts upp. Kommunen kontaktas om extra tömning i juni.

Ansvarig: Maria Svensson och grann Ingrid på nummer tio.

Punkt fem: Gård och uteplats

Problem: Gräsmattan på gården är ojämn. Bänkar behöver målas.

Förslag: Gräsklippning varannan vecka. Målning av bänkar på arbetsdag.

Beslut: Styrelsen bokar gräsklippning. Arbetsdag planeras lördag 7 juni.

Ansvarig: Alla medlemmar bjuds in till arbetsdagen.

Punkt sex: Grannskap och trivsel

Problem: Vissa grannar känner sig osäkra på vem man ska kontakta vid problem.

Förslag: Skapa en enkel kontaktlista för styrelsen och journummer.

Beslut: Lista skickas via mejl och anslås i entrén.

Ansvarig: Sekreteraren sammanställer listan inom två veckor.

Punkt sju: Sommarfest på gatan

Förslag: Arrangera grillfest för grannar i juni. Amina och Hassan erbjuder sig hjälpa.

Beslut: Fest planeras lördag 21 juni klockan fjorton. Styrelsen godkänner budget.

Ansvarig: Festkommitté med Amina, Ingrid och Erik.

Övriga frågor

Ingen ytterligare fråga togs upp. Nästa möte blir torsdag 17 september klockan arton.

Mötet avslutades klockan nitton tjugofem. Protokollet justeras vid behov och skickas ut.

Sammanfattning av huvudproblem: trasig lampa, cykelrum, tvättstuga, soprum, gård, kontaktinfo.

Sammanfattning av lösningar: reparationer bokade, städschema, tavla, arbetsdag, sommarfest.

Styrelsen tackar alla närvarande för engagemang. Grannskap förbättras när alla deltar.

Protokollet undertecknas av ordförande och sekreterare efter justering.

Erik Lindström, ordförande. Amina Hassan, sekreterare. Uppsala, 15 maj 2026.

Justering: Medlemmar kan lämna synpunkter till sekreteraren inom sju dagar.

Kopia skickas till bostadsrättsföreningens styrelse och arkiveras i föreningens pärm.

Anteckning från sekreteraren: Mötet var lugnt och konstruktivt. Bra samarbete.

Trapphuslampan nämndes av boende på våning två och tre. Gemensamt problem.

Cykelrummet diskuterades länge. Alla vill ha ordning och säkerhet.

Tvättstugan är viktig för familjer med barn. Städning ska vara rättvis fördelad.

Soprum kräver tydligare skyltar på svenska och enkla bilder för alla.

Gården är barnens lekplats. Gräsklippning och bänkar prioriteras inför sommar.

Kontaktlista ska innehålla telefon, mejl och vem som ansvarar för vad.

Sommarfesten ska inkludera alla på Björkgatan 8 till 12. Ingen ska känna sig utanför.

Budget för fest godkändes: femhundra kronor från föreningen för dryck och ved.

Arbetsdagen 7 juni behöver minst åtta personer. Anmälan via sekreterarens mejl.

Fastighetsskötaren Jan Berg kontaktas om lampa, lås och tvättmaskin.

Protokollet skrivs på enkel svenska så alla medlemmar förstår besluten.

Nästa möte behandlar uppföljning: vad som är fixat och vad som återstår.

Sekreteraren publicerar protokollet på anslagstavla och skickar pdf till boende.

Mötet följde föreningens stadgar. Röstning skedde med handuppräckning.

Alla beslut fattades med majoritet. Ingen begärde protokollsförteckning.

Tack till dem som stannade och diskuterade efter mötet om tvättstugan.

Grannmöten stärker gemenskapen i huset. Det var tredje mötet i år.

Protokollet är nu klart för justering och utskick till medlemmarna.

Efter mötet diskuterade några grannar tvättstugan vid kaffe. Bra engagemang.

Ordförande Erik tackade Amina för tydligt protokoll skrivet på enkel svenska.

Styrelsen ska skicka uppdatering om lampa och lås via mejl inom en vecka.

Boende på våning ett frågade om hiss. Hissen fungerar men behöver service snart.

Beslut om hiss: fastighetsskötaren bokar service i juni enligt underhållsplan.

Punkt åtta tillkom efter mötet: Porttelefon svarar ibland inte. Styrelsen kontrollerar.

Ingen extra punkt krävde omröstning. Alla var överens om huvudförslagen.

Protokollet följer mall från bostadsrättsföreningen. Sekreteraren använde standardrubriker.

Medlemmar som inte kunde komma får protokoll per mejl och kan lämna synpunkter.

Grannmötet inspirerade till sommarfest och arbetsdag. Positiv stämning i lokalen.

Amina Hassan skrev protokollet samma kväll och skickade utkast till ordförande.

Ordförande godkände utkastet på fredag morgon. Pdf publiceras på anslagstavla.

Nästa protokoll ska följa upp tvättstuga, cykelrum och fest den 21 juni.

Sekreterarrollen roterar nästa gång enligt stadgar. Amina erbjöd sig ta två möten.

Mötet visade att gemensamma problem löses bäst tillsammans. Demokrati i huset fungerar.

Källarlokalen städades efter mötet av frivilliga. Stolar och bord tillbaka i förråd.

Anteckningar från diskussion om soprum sparas i föreningens pärm tillsammans med protokoll.

Alla punkter på dagordningen behandlades. Inget sköts upp till september utom uppföljning.

Protokollet undertecknas efter justeringsperiod. Medlemmar har till 22 maj på synpunkter.