New Job & Team: Team introduction email

Informal email
English: Write a short email to your new coworkers. Tell them who you are and what you will work with. Write that you are happy to be there.
Svenska: Skriv ett kort mejl till dina nya kollegor. Berätta vem du är och vad du ska jobba med. Skriv att du är glad att vara där.

Hej alla!

Hej alla!

Jag ville skicka ett kort mejl till er min första vecka på Nordic Office Solutions AB här i Uppsala.

Mitt namn är Amina Hassan och jag började i måndags som administrativ koordinator.

Jag kommer främst att arbeta med kundadministration och projektstöd, och jag ser fram emot att lära känna er ordentligt.

Sara Bergström har redan visat mig runt kontoret och förklarat hur ni brukar samarbeta i teamet — tack Sara!

Jag har träffat Jonas vid kundmottagningen och Petra vid projektrummet, och ni har alla varit otroligt hjälpsamma.

Jag kommer från Uppsala och har tidigare jobbat med service och administration, men det här är min första roll på ett kontor i den här storleken.

På Nordic Office Solutions känns det redan som att struktur och värme kan finnas i samma arbetsdag, och det uppskattar jag.

Min bakgrund inkluderar kundkontakt, schemaläggning och dokumentation, och jag hoppas att det kan vara till nytta i vardagen här.

Jag ska ta hand om kundärenden, boka möten, uppdatera projektlistor och se till att informationen flyter mellan avdelningarna.

Sara sa att ni har flera pågående kundprojekt just nu, och jag har redan börjat läsa in mig i ert CRM-system.

Jonas visade mig hur ni märker ärenden i systemet och hur ni skickar veckosammanfattningar till kunderna — det var tydligt och smart.

Petra förklarade hur ni planerar projekt i tre faser: start, genomförande och uppföljning, och jag gillar den modellen.

Jag är van vid att arbeta punktligt och att dokumentera det jag gör, så att kollegor kan ta över om någon är sjuk.

Om ni undrar vem som skickar mejlet — ja, det är jag, Amina, som sitter vid fönsterplatsen nära receptionen.

Jag är glad att vara här och känner att jag har landat rätt efter en lång tid av att söka en roll där administration verkligen betyder något.

Det känns bra att få arbeta i en miljö där svenska och engelska blandas naturligt, eftersom jag har erfarenhet av båda språken i jobbsammanhang.

Jag har redan lärt mig var kaffebryggaren står, var ni sparar gem och var man hittar extra skrivblock — små saker som gör veckan enklare.

Första dagen fick jag tillgång till min e-post, min kalender och en introduktion till era mallar för kundmejl och mötesanteckningar.

Andra dagen satt jag med Jonas och gick igenom tre aktiva kundkonton, och jag förstod snabbt hur viktigt det är att vara konsekvent i kommunikationen.

Tredje dagen hjälpte jag Petra att sammanställa en statusrapport till en kund inom ventilation — mer om det kommer i andra sammanhang.

Jag märker att ni har höga krav på tydlighet, och det passar mig eftersom jag gillar när alla vet vem som gör vad.

Sara sa att ni har veckomöte varje måndag klockan nio, och jag ser fram emot att delta fullt ut från nästa vecka.

Jag vill gärna bidra till att mötena blir effektiva — jag kan gärna ta anteckningar och skicka sammanfattningar efteråt om ni vill.

Ni frågade kanske vad administrativ koordinator betyder hos er — i praktiken är jag länken mellan kund, projektledning och vardagsadministration.

Det kan handla om att boka konferensrum, uppdatera kontaktuppgifter, följa upp fakturafrågor eller bara se till att rätt person får rätt information i tid.

Jag har redan märkt att god kommunikation sparar tid: ett kort mejl i rätt tid kan hindra ett missförstånd senare i veckan.

Jag är inte rädd för att fråga när något är nytt — jag tror att frågor i början gör att jag blir självständig snabbare.

Hittills har ingen kollega fått mig att känna mig dum för att jag dubbelkollar rutiner, och det gör att jag vågar vara aktiv.

Jag uppskattar att Jonas sa att det tog honom också två veckor att känna sig hemma i CRM-systemet — det kändes normaliserande.

Petra tipsade om en snabbkommando-lista hon skapat, och den har redan sparat mig minst en timme den här veckan.

Kontoret ligger centralt i Uppsala, och jag gillar att det är nära till både tåg och buss — det underlättar pendlingen.

Jag bor inte långt därifrån, så om ni någon gång behöver att någon stannar en kvart extra vid deadlines kan jag ofta flexa.

Samtidigt vill jag respektera arbetstid och gränser — jag tror på att hålla tempo på dagarna och ladda om på kvällen.

En sak jag lärt mig redan: hos Nordic Office Solutions betyder snabb respons kort, tydlig och korrekt kommunikation.

Sara nämnde att ni värdesätter proaktivitet, så jag kommer gärna med förslag om jag ser att en rutin kan förenklas.

På fredagsfika lärde jag mig att Petra bakar ibland och att Jonas alltid fyller på kaffet — nu vet jag hur man gör team här.

Jag är glad att vara här, verkligen — det är inte bara artigt sagt utan något jag känner efter fem dagar.

Jag ser fram emot att lära mig era kunder, era arbetssätt och hur vi tillsammans kan leverera bra service.

Nästa vecka ska jag börja ta emot enklare kundärenden självständigt, med Jonas som backup om jag behöver stöd.

Tack för all hjälp hittills — jag hoppas att det här mejlet gör det lite lättare att veta vem jag är och vad jag gör.

Hör av er om ni undrar något, och ha en fin helg så ses vi på måndagsmötet.

PS: Sara — tack för att du bokade introduktionsmötena så tydligt; det gjorde starten lugn och professionell.

Amina Hassan, administrativ koordinator, Nordic Office Solutions AB, Uppsala.

Med vänliga hälsningar,

Amina Hassan