New Job & Team: Client introduction email

Formal email
English: Write an email to a new client. Tell them you are their new contact person. Ask when you can have a short meeting.
Svenska: Skriv ett mejl till en ny kund. Berätta att du är deras nya kontaktperson. Fråga när ni kan ta ett kort möte.

Med vänlig hälsning,

Till: AB Ventilation Nord, inköp och projekt

Från: Amina Hassan, administrativ koordinator, Nordic Office Solutions AB

Ämne: Ny kontaktperson — kort introduktion och förslag till uppstartsmöte

Datum: 20 juni 2026

Med vänlig hälsning,

Jag heter Amina Hassan och skriver till er som ny administrativ koordinator på Nordic Office Solutions AB i Uppsala.

Efter intern omorganisation har jag blivit er nya kontaktperson för kundadministration och projektstöd.

Min företrädare lämnade tydliga anteckningar om ert pågående serviceavtal, och jag vill säkerställa en smidig övergång.

Jag har läst igenom er kundprofil och ser att ni samarbetat med oss kring planering, dokumentation och uppföljning av ventilationsprojekt.

Mitt ansvar är att vara er första kontakt vid frågor om schema, leveransplaner, mötesbokningar och administrativa uppdateringar.

Jag arbetar nära Sara Bergström, vår kontorschef, samt kollegorna Jonas och Petra i projektteamet.

Sara har bett mig att personligen hälsa er välkomna till det nya arbetssättet och bekräfta att ni har rätt kontaktuppgifter.

Ni når mig på amina.hassan@nordicoffice.se eller telefon 018-555 12 34, vardagar kl. 08.00–17.00.

Om ni behöver teknisk rådgivning kopplar jag er vidare till rätt specialist, men jag koordinerar all kommunikation tills ärendet är löst.

Jag vill gärna presentera mig kort: jag har bakgrund inom administration och kundservice och har arbetat med strukturerade processer i flera år.

Jag lägger stor vikt vid tydlig skriftlig kommunikation, punktliga svar och att dokumentera beslut så att alla parter har samma bild.

Under min första vecka på Nordic Office Solutions har jag redan hanterat liknande kundövergångar och vet hur viktigt det är med kontinuitet.

Därför vill jag boka ett kort uppstartsmöte med er för att gå igenom nuvarande status, ansvarsfördelning och era prioriteringar.

Mötet behöver inte ta längre tid än trettio minuter; det kan ske digitalt via Teams eller på plats hos er om ni föredrar det.

Jag föreslår någon av följande tider nästa vecka: tisdag 24 juni kl. 10.00, onsdag 25 juni kl. 14.00 eller torsdag 26 juni kl. 09.30.

Om ingen av tiderna passar, vänligen föreslå ett alternativ som fungerar för er inköps- eller projektansvarig.

Agenda för mötet kan vara: presentation av mig som kontaktperson, genomgång av pågående ärenden och gemensam plan för kommande månad.

Jag kan skicka en kort checklista i förväg så att ni hinner förbereda eventuella frågor om fakturering, leveransplaner eller kontaktvägar.

Enligt våra register har ni två öppna ärenden: uppdatering av projektplan för Q3 samt bekräftelse av kontaktperson för fakturafrågor.

Jag har redan markerat båda i vårt system och kan ta upp dem direkt när vi ses, om ni önskar.

AB Ventilation Nord har varit en viktig kund för oss, och vi vill att ni ska känna samma trygghet som tidigare — bara med tydligare kontakt.

Jonas, som tidigare stöttat er tekniskt, fortsätter vara involverad i projekten; jag är er samordnande länk för all administration.

Petra hjälper till med intern projektplanering och kan delta i mötet om ni vill ha mer detaljer kring tidsplaner och resursfördelning.

Vi strävar efter svarstid inom en arbetsdag på mejl och samma dag på brådskande ärenden markerade som hög prioritet.

Om ni använder ert eget ärendesystem eller portal, vänligen skicka inloggningsinstruktioner så att jag kan följa era rutiner.

Jag bifogar mitt visitkort digitalt och en kort presentation av Nordic Office Solutions administrativa arbetssätt.

Bilaga 1: Kontaktuppgifter och arbetstider.

Bilaga 2: Översikt av administrativa tjänster vi erbjuder som er kontaktperson.

Jag ser fram emot ett gott samarbete och hoppas att ett kort möte kan skapa en stabil grund för resten av året.

Tack för att ni tar er tid att läsa detta mejl och för ert långsiktiga samarbete med Nordic Office Solutions AB.

Vänligen bekräfta gärna vilken tid som passar er, eller föreslå ett annat datum som passar er kalender bättre.

Med vänliga hälsningar,

Amina Hassan

Administrativ koordinator

Nordic Office Solutions AB · Fyris torg 4, 753 10 Uppsala

amina.hassan@nordicoffice.se · 018-555 12 34

PS: Om ni redan har en primär kontaktperson hos er som ska delta i mötet, skicka gärna namn och e-post så bjuder jag in direkt.

PPS: Vid akuta frågor utanför kontorstid kan ni ringa vår jourlinje enligt avtalet — numret står i bilaga 1.

Jag vill understryka att byte av kontaktperson inte ska innebära avbrott i service; tvärtom vill vi förenkla er vardag.

Många kunder uppskattar att få en namngiven person som följer ärenden från början till slut, och det är mitt arbetssätt.

Jag dokumenterar alla avstämningar skriftligt och skickar gärna en kort sammanfattning efter varje möte.

Det minskar risken för missförstånd och gör det enklare att söka information i efterhand.

Om ni har önskemål om språk i kommunikationen — svenska eller engelska — anpassar jag mig gärna efter ert team.

Flera av våra kunder inom installation och ventilation föredrar tydliga veckorapporter, och det kan vi ordna om ni vill.

Rapporterna kan innehålla status, nästa steg och eventuella beslut som väntar på er bekräftelse.

Jag är medveten om att Q3 ofta är en intensiv period i er bransch, och mitt mål är att ligga steget före administrativt.

Det kan handla om att påminna om möten i god tid, samla in underlag ni behöver eller koordinera interna resurser hos oss.

Sara Bergström bad mig särskilt att fråga om ni är nöjda med nuvarande mötesfrekvens eller vill ha färre men längre avstämningar.

Ert svar hjälper oss att anpassa arbetssättet så att det passar er organisation, inte bara våra rutiner.

Jag hoppas att vi kan boka mötet inom de närmaste två veckorna så att övergången blir så smidig som möjligt.

Tack än en gång för ert förtroende — jag ser fram emot att höra från er och att inleda ett professionellt samarbete.

Med vänliga hälsningar, Amina Hassan, Nordic Office Solutions AB, Uppsala.

Jag är er nya kontaktperson och står till förfogande för alla administrativa frågor som rör vårt gemensamma samarbete.

Välkomna att höra av er när det passar er — ett kort möte nu sparar tid för oss alla senare.

Med vänliga hälsningar,

Amina Hassan