New Job & Team: LinkedIn first week post

Creative LinkedIn post
English: Write a post on LinkedIn. Tell about your first week at the new office. What have you learned?
Svenska: Skriv ett inlägg på LinkedIn. Berätta om din första vecka på det nya kontoret. Vad har du lärt dig?

Min första vecka som administrativ koordinator

Min första vecka som administrativ koordinator på Nordic Office Solutions AB i Uppsala

Av Amina Hassan · LinkedIn · juni 2026

För en vecka sedan klev jag in genom dörren på Fyris torg 4 som ny administrativ koordinator.

Idag skriver jag det här inlägget på LinkedIn med en känsla av både stolthet och ödmjukhet.

Nytt jobb innebär alltid nya rutiner, nya namn att lära sig och nya system att förstå — och min första vecka har varit precis så.

Det viktigaste jag lärt mig hittills är att bra administration inte handlar om papper i sig, utan om att göra andras arbete enklare.

På Nordic Office Solutions arbetar jag med kundadministration och projektstöd tillsammans med Sara Bergström, Jonas och Petra.

Sara, min chef, har visat mig hur tydlig kommunikation uppifrån skapar lugn i teamet — särskilt när flera kundprojekt pågår samtidigt.

Jonas har lärt mig hur man prioriterar kundmejl utan att tappa vänlig ton, och Petra har visat hur man bygger projektplaner som faktiskt går att följa.

Första dagen handlade mest om onboarding: dator, e-post, CRM-system och en genomgång av hur vi dokumenterar kundkontakter.

Jag trodde att jag var van vid administration, men varje företag har sina egna smarta genvägar och interna ord som man måste lära sig.

Andra dagen satt jag med Jonas och gick igenom tre kundkonton — då förstod jag hur mycket detaljer som ligger bakom ett professionellt svar.

Tredje dagen fick jag skriva mitt första formella kundmejl till AB Ventilation Nord som ny kontaktperson, med stöd av Sara innan jag tryckte skicka.

Fjärde dagen lärde jag mig boka konferensrum, koordinera ett kort Teams-möte och sammanställa en enkel veckorapport till en kund.

Femte dagen var det fredagsfika, och då insåg jag att kontorskultur inte bara är skämt vid kaffemaskinen — den bygger förtroende.

En sak som överraskat mig positivt är hur mycket proaktivitet värdesätts: man förväntas inte bara vänta på uppgifter utan också föreslå förbättringar.

Jag föreslog en enkel checklista för nya kundkonton, och Petra sa att vi kan testa den nästa vecka — det kändes som ett litet men viktigt framsteg.

Jag har också lärt mig att fråga tidigt sparar tid senare; kollegor uppskattar frågor mer än att man gissar och gör om.

Språkmässigt växlar vi mellan svenska och engelska beroende på kund, och det har varit bra träning för mig att skriva kort och tydligt på båda.

Jag har märkt att LinkedIn och det professionella nätverket blir mer relevant nu när jag jobbar med kundrelationer och extern kommunikation.

Därför delar jag den här reflektionen — inte för att skryta, utan för att dokumentera en viktig start och kanske inspirera andra i liknande skifte.

Om du också bytt jobb nyligen vet du hur det känns: hjärnan är full av information och kroppen är trött trots att man mest suttit still.

Men det är också energi i att lära sig något nytt och känna att ens erfarenhet faktiskt behövs.

Jag kommer från service och administration i andra branscher, och jag ser nu hur överförbara färdigheter som struktur och empati är på kontor.

Struktur hjälper när tio mejl kommer samtidigt; empati hjälper när en kund är stressad över en försening man inte själv orsakat.

Jag har lärt mig att säga jag återkommer när jag behöver kolla med kollega istället för att gissa — det bygger mer förtroende än snabba fel svar.

Tekniskt har CRM-systemet varit största utmaningen, men Jonas tips om snabbkommandon har redan halverat tiden för enklare uppdateringar.

Jag har också lärt mig att kalendern är ett planeringsverktyg, inte bara en lista: blockera tid för admin annars försvinner den i mejlflödet.

Sara sa något som fastnade: administration är synligt när den brister och osynligt när den fungerar — därför ska man vara stolt i bakgrunden.

Det tycker jag är en bra påminnelse för alla som jobbar med koordinering, kundservice och projektstöd.

Uppsala som kontorsstad passar mig; pendlingen är enkel och det känns meningsfullt att arbeta lokalt med företag i regionen.

AB Ventilation Nord var första externa kunden jag hälsade som kontaktperson — ett tecken på att man litar på en trots att veckan bara börjat.

Det gav mig mod att ta mer ansvar nästa vecka när jag ska hantera enklare ärenden självständigt.

Jag har lärt mig att fråga hur kunden vill kommunicera — mejl, telefon eller Teams — och att notera det direkt i systemet.

Små detaljer som preferred contact method gör stor skillnad för kundupplevelsen över tid.

Jag har också sett hur internt samarbete påverkar extern kvalitet: när Jonas och Petra pratar samma språk märks det i kundsvaren.

Första veckan har lärt mig att lyssna mer än man talar — särskilt när man är ny.

Men man måste också våga säga vad man behöver för att kunna göra jobbet bra, till exempel tydligare mallar eller längre introduktion till ett system.

Jag bad om en extra genomgång av faktureringsrutinen och fick den samma dag — det visar en arbetsplats som vill att nya ska lyckas.

Det minskar stress och gör att man kan fokusera på kundnytta istället för att känna sig vilsen.

På det personliga planet har jag lärt mig att gå hem i tid minst två dagar — nytt jobb behöver inte betyda nya övertidsvanor från dag ett.

Balans i början gör att man orkar lära sig ordentligt under vecka två och tre också.

Om du läser detta och funderar på administrativa roller: de är mer strategiska än många tror.

Du är navet som håller ihop information, människor och tidsplaner — och det syns när du gör det bra.

Jag ser fram emot vecka två, fler kundkontakter och att fördjupa mig i projekten hos Nordic Office Solutions.

Tack till Sara, Jonas och Petra för ett varmt mottagande och tålamod med alla mina frågor.

Och tack till LinkedIn-nätverket som påminner mig om att dela resan, inte bara resultatet.

Vad lärde du dig din första vecka på ett nytt jobb? Skriv gärna i kommentarerna — jag läser allt.

Amina Hassan · Administrativ koordinator · Nordic Office Solutions AB · Uppsala

Amina Hassan