Meetings & Notes: Team meeting planning email

Informal email
English: Write to a coworker. Ask if the coworker can help you plan the next team meeting. Suggest a day and time.
Svenska: Skriv till en kollega. Fråga om kollegan kan hjälpa dig att planera nästa teammöte. Föreslå en dag och tid.

Hej Petra!

Hej Petra!

Jag hoppas att din vecka startat bra och att projektrummet inte är alltför kaotiskt efter måndagsmötet.

Jag skriver till dig eftersom Sara bad mig ta ansvar för att planera nästa teammöte, och jag skulle verkligen behöva din hjälp.

Du har ju varit här längre än jag och vet exakt hur vi brukar lägga upp dagsordningen så att alla hinner prata utan att mötet drar ut på tiden.

Nästa teammöte ska hållas vecka 26, och jag vill gärna börja tidigt så att vi slipper stressa i slutet av veckan.

Kan du hjälpa mig att planera nästa teammöte? Jag tänker att vi kan sitta en halvtimme och gå igenom punkterna tillsammans.

Jag föreslår att vi träffas tisdag kl. 09.00 vid fönsterbordet nära receptionen, eller torsdag kl. 14.00 om det passar dig bättre.

Tisdagsförmiddagen är oftast lugn hos oss, och då hinner vi kanske också kolla med Jonas om han har något att lägga till från kundmottagningen.

Torsdagseftermiddagen fungerar också bra för mig om du redan har bokat projektrummet då — jag är flexibel.

Sara sa att teammötet ska fokusera på tre saker: status för pågående kundprojekt, veckans prioriteringar och kort avstämning kring AB Ventilation Nord.

Jag har redan börjat samla in punkter från CRM-systemet, men jag är osäker på hur mycket detalj vi ska ta med i presentationen.

Du brukar alltid ha bra koll på vilka projekt som behöver extra tid i agendan, särskilt när flera deadlines sammanfaller.

Jonas nämnde igår att han vill rapportera om två kundärenden som väntar på svar, och det kanske passar som en egen punkt.

Jag tänker också att vi kan förbereda en enkel mall för mötesanteckningar som alla kan följa — Sara gillade idén när jag nämnde den.

Petra, du har ju skapat sådana mallar tidigare, så ditt öga för struktur skulle verkligen hjälpa mig att inte missa något viktigt.

Nästa teammöte är planerat till måndag vecka 26 kl. 09.00 i stora konferensrummet, men det datumet kan vi justera om teamet föredrar det.

Jag vill att mötet ska bli effektivt men också att alla känner att de hinner bidra — inte bara lyssna på en lång lista.

Hos Nordic Office Solutions AB har vi vant oss vid att börja punktligt, och jag vill gärna hålla den traditionen även när jag koordinerar.

Om du kan hjälpa mig att planera nästa teammöte tror jag att vi kan få en tydlig dagsordning klar redan innan fredag.

Då hinner Sara granska den, och vi kan skicka ut en kort förhandsinfo till teamet så att alla kommer förberedda.

Jag minns att du förra månaden la till en femminuters check-in i början av mötet, och det gjorde faktiskt att stämningen blev varmare.

Kanske kan vi göra något liknande igen — en snabb runda där alla säger vad de jobbar med just nu.

Det tar lite tid men sparar ofta frågor i slutet av mötet när folk inte visste vad kollegan höll på med.

Jag har också tänkt på att vi behöver bestämma vem som tar anteckningar den här gången, eftersom jag ska moderera.

Jonas erbjöd sig förra gången, men han har mycket kundkontakt den veckan — kanske kan du eller jag rotera?

En annan sak: ska vi bjuda in någon extern, till exempel en representant från AB Ventilation Nord, eller håller vi det internt?

Sara sa att det troligen räcker internt den här gången, men att vi kan skicka en sammanfattning till kunden efteråt.

Det passar mig — då kan vi prata öppet om resursfördelning utan att behöva formulera oss extra försiktigt.

Jag har kollat kalendern och ser att både du och jag är lediga tisdag förmiddag och torsdag eftermiddag enligt mina förslag.

Sara är bortrest tisdag till onsdag, så torsdag kanske är bättre om vi vill stämma av med henne innan mötet.

Men tisdag ger oss mer tid att justera agendan om något dyker upp under veckan — jag låter dig avgöra vad som passar bäst.

Oavsett dag behöver jag bara ungefär trettio minuter av din tid för att gå igenom struktur, tider och vem som presenterar vad.

Jag kan ta med kaffe om du väljer tisdag 09.00 — jag vet att du gillar den där mörka rostningen vi har i köket nu.

Om torsdag 14.00 passar bättre kan vi sitta i projektrummet där du brukar ha whiteboarden full av post-it-lappar.

Det vore bra att rita upp agendan visuellt; jag lär mig snabbare när jag ser flödet framför mig.

Jag har redan skrivit ner några råpunkter: välkomnande, föregående mötes uppföljning, projektstatus, kundärenden, nästa vecka, övriga frågor.

Kanske saknas något som du brukar inkludera — till exempel budgetuppdatering eller personalfrågor?

Hör av dig när du kan, så bokar jag in oss direkt i kalendern och skickar en kort inbjudan.

Om ingen av tiderna funkar, föreslå gärna ett alternativ — jag kan flytta mitt samtal med AB Ventilation Nord om det behövs.

Tack på förhand för att du tar dig tid; jag uppskattar verkligen att få planera nästa teammöte tillsammans med dig istället för att gissa själv.

Det känns tryggare när någon som kan rutinerna är med från början, särskilt nu när jag fortfarande lär mig hur ni brukar göra här i Uppsala.

Vi hörs snart, och ha en fin dag så länge!

PS: Om du har den gamla dagsordningsmallen digitalt, skicka gärna den så sparar vi tid på tisdag eller torsdag.

Amina Hassan, administrativ koordinator, Nordic Office Solutions AB.

Med vänliga hälsningar,

Amina Hassan