Meetings & Notes: Client meeting agenda email

Formal email
English: Write an email to several clients. Send a list of what you will talk about at the meeting tomorrow. Ask them to read it.
Svenska: Skriv ett mejl till flera kunder. Skicka en lista på vad ni ska prata om på mötet i morgon. Be dem läsa den.

Med vänlig hälsning,

Till: AB Ventilation Nord, inköp och projekt; Östergötlands Klimat AB; Mälardalen Fastighetsservice

Från: Amina Hassan, administrativ koordinator, Nordic Office Solutions AB

Ämne: Dagsordning för kundmöte imorgon — vänligen läs igenom innan vi ses

Datum: 24 juni 2026

Med vänlig hälsning,

Jag skriver till er som administrativ koordinator på Nordic Office Solutions AB i Uppsala inför vårt gemensamma kundmöte.

Mötet i morgon, onsdag 25 juni kl. 10.00, hålls digitalt via Teams enligt den inbjudan ni redan mottagit.

Syftet med detta mejl är att skicka er dagsordningen i förväg och be er läsa den innan vi träffas.

När alla har läst samma underlag blir mötet i morgon mer effektivt och vi kan använda tiden till beslut istället för grundläggande genomgångar.

Vänligen läs dagsordningen noggrant och förbered eventuella frågor eller kompletteringar som ni vill ta upp under respektive punkt.

Dagsordning för mötet i morgon:

1. Välkomnande och kort presentation av dagens deltagare (5 minuter).

2. Statusrapport för pågående ventilationsprojekt Q2 och Q3 (15 minuter).

3. Genomgång av leveransplaner och uppdaterade tidslinjer för AB Ventilation Nord (10 minuter).

4. Administrativa frågor: fakturering, kontaktpersoner och dokumentation (10 minuter).

5. Östergötlands Klimat AB — kort avstämning kring serviceavtal och nästa besiktning (8 minuter).

6. Mälardalen Fastighetsservice — öppna ärenden och prioritering inför sommaren (8 minuter).

7. Gemensam diskussion: resursbehov, risker och nästa steg (10 minuter).

8. Summering, ansvarsfördelning och datum för uppföljning (4 minuter).

Total beräknad tid: cirka 70 minuter inklusive kort paus vid behov.

Under punkt två kommer Sara Bergström, kontorschef, att presentera en samlad statusbild som gäller alla tre kundorganisationer.

Jonas från vårt team redogör för tekniska detaljer kring ventilationsprojekt där det behövs, särskilt för AB Ventilation Nord.

Petra deltar vid punkterna om projektplanering och kan svara på frågor om resursfördelning internt hos oss.

Jag modererar mötet i morgon och ser till att vi håller tiderna enligt dagsordningen så långt det är möjligt.

Om ni vill lägga till en punkt, vänligen skicka förslag senast i kväll så att jag kan uppdatera dagsordningen innan mötet i morgon börjar.

Bifogat till detta mejl finner ni en PDF med samma dagsordning samt kort bakgrundsmaterial till punkt två och tre.

Bilaga 1: Dagsordning 25 juni 2026 — kundmöte Nordic Office Solutions.

Bilaga 2: Statusunderlag ventilationsprojekt Q2/Q3 (sammanfattning).

Bilaga 3: Kontaktlista och tekniska kontaktvägar vid frågor under mötet.

För AB Ventilation Nord gäller särskilt punkt tre, där vi går igenom den reviderade leveransplanen som skickades förra veckan.

Vi ber er bekräfta att ni mottagit bilagorna och att rätt personer från er organisation kan delta vid respektive punkt.

För Östergötlands Klimat AB är punkt fem mest relevant; där tar vi upp serviceavtalet och planerad besiktning i augusti.

För Mälardalen Fastighetsservice fokuserar punkt sex på öppna ärenden som väntar på beslut från er projektledning.

Om någon av er inte kan delta vid hela mötet i morgon, ange gärna vilka punkter ni behöver vara med på så anpassar vi ordningen om möjligt.

Vi rekommenderar att ni läser dagsordningen tillsammans internt om flera kollegor deltar från samma organisation.

Det minskar risken för dubbelarbete och gör att ni kan ställa mer precisa frågor under mötet i morgon.

Tekniska krav för Teams-mötet: uppdaterad länk i kalenderinbjudan, mikrofon och gärna kamera vid presentationer.

Om ni behöver telefoninloggning istället, finns nummer i fotnoten på bilaga 1.

Efter mötet i morgon skickar jag en skriftlig sammanfattning med beslut, ansvariga personer och datum för nästa avstämning.

Sammanfattningen distribueras till alla som deltog samt till eventuella kollegor ni anger som mottagare.

Vi strävar efter att skicka sammanfattningen inom en arbetsdag efter mötet i morgon.

Tack för att ni tar er tid att läsa dagsordningen innan vi ses — det visar respekt för allas tid och gör samarbetet smidigare.

Om ni upptäcker felaktigheter i dagsordningen eller bilagorna, vänligen meddela mig direkt så korrigerar jag materialet.

Ni når mig på amina.hassan@nordicoffice.se eller telefon 018-555 12 34 fram till kl. 17.00 i dag.

Vid akuta frågor efter kontorstid gäller jourlinjen enligt ert respektive serviceavtal.

Vi ser fram emot ett konstruktivt möte i morgon och hoppas att dagsordningen ger er en tydlig bild av vad vi ska prata om.

Vänligen bekräfta mottagande av detta mejl och att ni läst dagsordningen, gärna med kort svar till samtliga mottagare.

Med vänliga hälsningar,

Amina Hassan

Administrativ koordinator

Nordic Office Solutions AB · Fyris torg 4, 753 10 Uppsala

amina.hassan@nordicoffice.se · 018-555 12 34

PS: Om ni önskar att förlänga punkt sju på grund av komplexa frågor, meddela det i kväll så reserverar vi extra tid i slutet av mötet i morgon.

PPS: Representanter som inte var med på förra kundmötet får gärna läsa sammanfattningen från maj — länk skickas på begäran.

Dagsordningen är framtagen i samråd med Sara Bergström och projektteamet för att spegla era aktuella prioriteringar.

Vår ambition är att varje punkt leder till tydliga nästa steg, inte bara information utan beslut där det behövs.

Tack för ert långsiktiga samarbete med Nordic Office Solutions AB och för att ni förbereder er inför mötet i morgon.

Med vänliga hälsningar,

Amina Hassan