Projects & Time: Project delay notification email

Formal email
English: Write an email to another company. Tell them that your project is late. Explain why and say when it will be done.
Svenska: Skriv ett mejl till ett annat företag. Berätta att ert projekt är försenat. Förklara varför och säg när det blir klart.

Med vänlig hälsning,

Till: Erik Lindqvist, projektledare, AB Ventilation Nord

Kopia: Sara Bergström, kontorschef, Nordic Office Solutions AB

Från: Amina Hassan, administrativ koordinator, Nordic Office Solutions AB

Ämne: Uppdatering — försenat ventilationsprojekt, ny leveransplan och slutdatum

Datum: 24 juni 2026

Med vänlig hälsning,

Jag skriver till er som administrativ koordinator på Nordic Office Solutions AB i Uppsala med en viktig uppdatering om vårt gemensamma projekt.

Det är med beklagande som jag måste meddela att projektet är försenat i förhållande till den tidsplan vi kom överens om i början av juni.

Vi hade planerat att leverera den slutliga dokumentationspaketet och installationsplanen till AB Ventilation Nord senast fredag 27 juni.

Efter intern genomgång med Sara Bergström, Jonas och vårt tekniska team kan vi nu bekräfta att projektet inte blir klart förrän onsdag 9 juli.

Syftet med detta mejl är att förklara varför förseningen uppstått, beskriva vilka åtgärder vi vidtagit, och ge er ett tydligt nytt slutdatum.

Orsak till förseningen: leverantören av ventilationskomponenter meddelade i förra veckan att två kritiska artiklar skjutits upp med tio arbetsdagar på grund av produktionsstopp.

Detta påverkar direkt vår möjlighet att färdigställa den tekniska specifikation som Jonas och Petra arbetar med, eftersom vissa mått och modellnummer måste verifieras mot faktisk leverans.

Parallellt upptäckte vårt team vid kvalitetsgranskning att en del av underlaget från TeknikPartner AB behövde kompletteras med uppdaterade ritningar.

Vi valde att pausa slutleveransen tills det underlaget var korrekt, eftersom vi inte vill skicka er ofullständig dokumentation som sedan kräver kostsamma ändringar på plats.

Sara Bergström har prioriterat om resurser internt så att Jonas kan arbeta heltid på ert projekt vecka 27, och Petra har fått i uppdrag att koordinera med TeknikPartner AB för snabbare återkoppling.

Vi har också bokat ett internt uppföljningsmöte varje morgon kl. 08.30 tills projektet är levererat, för att säkerställa att inga ytterligare förseningar uppstår utan att ni informeras omedelbart.

Ny tidsplan för projektet:

1. Mottagande och verifiering av ventilationskomponenter — 1 juli.

2. Slutförande av teknisk specifikation och installationsplan — 4 juli.

3. Intern kvalitetsgranskning och godkännande av Sara Bergström — 7 juli.

4. Leverans av komplett dokumentationspaket till AB Ventilation Nord — 9 juli senast kl. 12.00.

5. Uppföljningssamtal för eventuella frågor — 10 juli enligt separat inbjudan.

Vi ber om ert tålamod och försäkrar er om att projektet är vår högsta prioritet den kommande veckan.

Om det nya slutdatumet den 9 juli skapar problem för er egen planering mot slutkund, vänligen meddela oss senast fredag 27 juni så att vi kan diskutera alternativ.

Alternativ kan inkludera delleverans av redan färdigställda dokument, eller anpassad installationssekvens som minimerar väntetid på plats.

Bifogat till detta mejl finner ni:

Bilaga 1: Reviderad projektplan med milstolpar till 9 juli.

Bilaga 2: Kort riskanalys och åtgärdslista som teamet följer dagligen.

Bilaga 3: Kontaktlista — Jonas (teknisk), Petra (dokumentation), Amina (koordinering).

Vi bekräftar att AB Ventilation Nord fortfarande har samma kontaktpersoner hos oss och att inga organisatoriska förändringar ligger bakom förseningen.

TeknikPartner AB har skriftligen bekräftat att de skickar de saknade ritningarna senast 26 juni, vilket vi följer upp dagligen.

Om leverantören av komponenter skulle försenas ytterligare — vilket vi för närvarande inte bedömer som sannolikt — kommer vi att kontakta er inom samma arbetsdag.

Vår ambition är full transparens: ni ska inte behöva fråga efter status utan får proaktiva uppdateringar varje måndag och torsdag tills projektet är klart.

Torsdagens uppdatering skickas kort efter vår interna morgonavstämning och innehåller procentuell färdigställningsgrad per delmoment.

Vi ber er bekräfta mottagande av detta mejl och att ni tagit del av den reviderade tidsplanen i bilaga 1.

Om ni vill boka ett videomöte för att gå igenom konsekvenserna av att projektet är försenat, erbjuder vi tider tisdag 25 juni kl. 14.00 eller onsdag 26 juni kl. 10.00.

Ni når mig på amina.hassan@nordicoffice.se eller telefon 018-555 12 34 för frågor om koordinering och dokumentation.

Tekniska frågor hänvisas till Jonas på jonas.ekstrom@nordicoffice.se, och strategiska frågor kan tas direkt med Sara Bergström.

Vi värdesätter ert långsiktiga samarbete och beklagar uppriktigt att projektet inte kunde hållas enligt ursprunglig plan.

Vårt team arbetar intensivt för att leverera hög kvalitet inom det nya datumet den 9 juli, och vi hoppas att den tydliga förklaringen och åtgärdsplanen ger er trygghet.

Tack för er förståelse och för att ni tar er tid att läsa den reviderade planen.

Med vänliga hälsningar,

Amina Hassan

Administrativ koordinator

Nordic Office Solutions AB · Fyris torg 4, 753 10 Uppsala

amina.hassan@nordicoffice.se · 018-555 12 34

PS: Representanter från AB Ventilation Nord är välkomna att delta vid vår korta statusgenomgång på torsdagar — ange intresse så skickar jag Teams-länk.

PPS: Om ni redan planerat resurser vecka 27 baserat på ursprunglig leverans, hjälper vi gärna till att justera schemat i samråd med er projektledning.

Detta mejl ersätter inte det formella avtal som gäller mellan våra företag, men speglar vår aktuella planering och kommunikation kring det försenade projektet.

Vi ser fram emot att återställa förtroendet genom punktlig leverans den 9 juli och fortsatt nära samarbete under resten av Q3.

Med vänliga hälsningar,

Amina Hassan