Projects & Time: Daily planning tips article

Creative article
English: Write a short article. How do you plan your day to finish all your work tasks? Share your best tips.
Svenska: Skriv en kort artikel. Hur planerar du din dag för att hinna med alla dina arbetsuppgifter? Dela med dig av dina bästa tips.

Så planerar jag min dag

Så planerar jag min dag för att hinna med alla arbetsuppgifter — en administrativ koordinators vardagsrutin

Av Amina Hassan · Nordic Office Solutions AB · Uppsala

När jag började som administrativ koordinator här på Fyris torg 4 trodde jag att långa att-göra-listor var svaret — tills Sara Bergström visade mig att planering handlar om prioritering, inte volym.

Nu, efter några veckor med parallella kundprojekt mot AB Ventilation Nord och interna uppgifter tillsammans med Jonas och Petra, har jag hittat en daglig rutin som faktiskt fungerar.

I den här korta artikeln delar jag mina bästa tips för hur du kan planera din dag så att du hinner med det viktigaste utan att sitta kvar till klockan sjutton varje kväll.

Tip ett: börja dagen med tio minuters överblick — inte mejl, utan planering.

Jag öppnar min kalender, kollar möten, deadlines och vad som hänger ihop med teamets uppgifter innan jag rör en enda inkorg.

Det låter banalt, men skillnaden är enorm: istället för att reagera på det som skriker högst börjar jag med det som faktiskt påverkar projektet mest.

Jag skriver upp max tre huvudprioriteringar för dagen — inte femton punkter, bara tre som måste bli klara innan jag går hem.

Om AB Ventilation Nord väntar på en uppdatering och TeknikPartner AB behöver bilagor samma dag, hamnar båda på listan; mindre admin får vänta till eftermiddagens fokusblock.

Tip två: dela dagen i fokusblock och administrativa luckor.

Morgonen reserverar jag för uppgifter som kräver koncentration: sammanställa rapporter, granska dokumentation, koordinera med Jonas om tekniska detaljer.

Efter lunch tar jag mejl, Teams-meddelanden och korta avstämningar — saker som går att göra i tjugominutersintervaller mellan möten.

Petra tipsade om att stänga av notifieringar under fokusblocken, och det har räddat mig från att hoppa mellan tio halvfärdiga uppgifter.

Jag sätter en timer på fyrtiofem minuter, jobbar, pausar fem minuter, och upprepar — en enkel version av Pomodoro som passar kontorsvardagen.

Tip tre: avsluta dagen med fem minuters överföring till imorgon.

Innan jag stänger datorn skriver jag ner vad som blev klart, vad som flyttades, och den första uppgiften jag ska ta tag i nästa morgon.

Det gör att jag slipper lägga kvällstid på att oroa mig för glömda arbetsuppgifter, och morgonens planering går snabbare.

Sara brukar säga att en bra dag slutar med tydlighet, inte med perfekt tom lista — något jag påminner mig om när projektperioden är intensiv.

Tre tips sammanfattat: morgonöverblick med tre prioriteringar, fokusblock på förmiddagen och admin på eftermiddagen, samt kort avslut som förbereder imorgon.

Ingen rutin passar alla, men dessa tre steg har hjälpt mig hinna med både koordinering mot kunder och interna uppgifter utan att teamet undrar var jag tagit vägen.

Jonas skrattade när jag berättade att jag planerar min dag i papperblock fortfarande — men att stryka över en klar uppgift ger en tillfredsställelse som digitala listor inte matchar.

Om du vill prova tipsen imorgon: sätt klockan tio minuter tidigare, skriv tre prioriteringar, och blockera förmiddagen i kalendern som fokustid.

Be kollegor respektera blocket — hos oss på Nordic Office Solutions har vi en liten emoji i Teams-status som betyder fokus, och det fungerar förvånansvärt bra.

Planera inte varje minut; lämna buffert för det oväntade, som ett samtal från AB Ventilation Nord eller en akut fråga från Petra om dokumentation.

En tom lucka på trettio minuter i eftermiddagen räddar mig minst en gång i veckan när något projekt kräver omplanering.

Tips för dig som jobbar hemifrån: samma struktur gäller — morgonöverblick vid köksbordet, fokusblock utan TV i bakgrunden, avslut med lista till imorgon.

Skillnaden hemma är att du själv måste sätta gränser; jag brukar logga ut Teams under fokusblocken och bara kolla meddelanden i admin-luckorna.

Arbetsuppgifter som tar längre tid än planerat är normalt — då flyttar jag det minst viktiga till nästa dag istället för att stressa igenom allt halvdant.

Kvalitet slår kvantitet när kunder som TeknikPartner AB litar på att vår dokumentation stämmer vid leverans.

En vanlig fallgrop är att börja dagen med mejl och tro att man planerar — nej, du svarar bara på andras prioriteringar.

Vänd på ordningen: planera först, mejl sedan, och du märker snart att fler av dina egna arbetsuppgifter blir klara i tid.

Har du egna knep för daglig planering? Skicka dem till amina.hassan@nordicoffice.se — jag samlar gärna fler idéer till ett framtida inlägg på intranätet.

Den här artikeln publiceras i veckans interna nyhetsflöde och riktar sig till alla som jonglerar flera projekt samtidigt, oavsett om du är ny som jag eller veteran som Petra.

Att planera sin dag är inte tråkigt — det är det som gör att du faktiskt hinner med det du lovat teamet och kunderna.

Prova tipsen en vecka och utvärdera: blev färre uppgifter kvar vid stängning? Kändes morgonen lugnare? Justera därefter.

Vi ses vid fika, i projektrummet eller i Teams — och må din kommande arbetsdag bli både strukturerad och hanterbar.

Amina Hassan · Administrativ koordinator · Nordic Office Solutions AB · Uppsala

Publicerat juni 2026 · Projekt och tid · Vecka 3

Relaterat: Så hanterar vi försenade leveranser — tillgängligt på intranätet under Projektledning.

Relaterat: Mall för daglig status till teamet — kopiera och anpassa till din egen arbetsgrupp.

Feedback? Skriv till redaktionen — vi vill gärna veta vilka planeringstips som fungerar bäst hos er.

Kom ihåg: att hinna med alla arbetsuppgifter betyder inte att göra allt själv — be om hjälp när en uppgift växer över huvudet.

Jonas och Petra har räddat min dag otaliga gånger när jag planerat optimistiskt; samarbete är en del av god planering.

En sista tanke: planera din dag så att du också hinner dricka kaffe medan den fortfarande är varm — det är ett tecken på att tempot är hållbart.

Amina Hassan