Money & Bills: Trip receipt reminder email

Informal email
English: Write an email to everyone in the office. Remind them to hand in their receipts from the trip by Friday at the latest.
Svenska: Skriv ett mejl till alla på kontoret. Påminn dem att skicka in sina kvitton från resan senast på fredag.

Hej alla på kontoret!

Hej alla på kontoret!

Jag hoppas att veckan startat bra här på Nordic Office Solutions AB i Uppsala — jag ser att det redan är full aktivitet vid kaffebryggaren och i mötesrummet bredvid receptionen.

Jag skriver till er alla eftersom vi behöver samla in kvitton från resan till Göteborg förra veckan innan ekonomiavdelningen stänger bokslutsperioden för juni.

Som ni vet var jag med på kundmötet tillsammans med Sara Bergström, Jonas och Petra när vi träffade representanter från AB Ventilation Nord och diskuterade leveransplanen för Q3.

Resan var viktig för vårt samarbete med kunden, men nu behöver vi era kvitton från resan så att allt kan bokföras korrekt och utläggen betalas ut till er utan dröjsmål.

Vänligen skicka in sina kvitton från resan senast på fredag — det är absolut sista datumet som ekonomi kan ta emot dem utan att skjuta upp hela avstämningen.

Om du redan lämnat dina kvitton till mig i receptionen, tack — men dubbelkolla att jag fått allt: hotell, tåg, taxi, måltider och parkering om det tillkom.

Jonas nämnde igår att han fortfarande har kvitton kvar i plånboken från tåget hem på torsdag kväll, och Petra sa att hennes hotellkvitto ligger i en mejltråd hon glömde vidarebefordra.

Det är helt normalt att saker hamnar i backlog efter en intensiv resa, men fredag är deadline och därefter kan vi inte garantera snabb utbetalning.

Sara Bergström bad mig specifikt påminna teamet om tre saker: originalkvitton eller godkända digitala kopior, tydlig koppling till affärsändamål, och rätt projektnummer på varje utlägg.

För resan till Göteborg ska projektnummer VN-2026-04 användas på alla underlag — det kopplar utläggen till AB Ventilation Nord och underlättar senare revision.

Jag vet att det kan kännas som ytterligare ett mejl i en redan full inkorg, men det här är kort och sparar oss alla timmar av följdfrågor från ekonomi senare.

Om du sitter fast med ett kvitto som saknar information — till exempel fel datum eller oklar beskrivning — skriv till mig direkt så kan vi fixa det innan fredag.

Du kan skicka kvitton på tre sätt: lämna dem fysiskt i min låda vid receptionen, skanna och mejla till amina.hassan@nordicoffice.se, eller lägga dem i den delade mappen Resor 2026 på intranätet.

Strukturen behöver inte vara fancy: ett kvitto per fil, namn i ämnesraden, och en rad om vad utlägget avser räcker gott för mig att sammanställa.

Exempel på ämnesrad: Kvitto tåg Göteborg — Jonas Ekström — 18 juni. Då hittar jag det direkt när jag sammanställer till Sara.

Det tar oftast mindre än tio minuter att samla kvitton från resan, men sparar oss veckor av omtag när revisorn frågar om saknade underlag i augusti.

Hos oss på Fyris torg 4 brukar vi ha traditionen att stämma av resor direkt veckan efter hemkomst — den här resan är definitivt en sådan vi behöver stänga nu.

AB Ventilation Nord väntar inte på våra kvitton, men vår egen ekonomi behöver dem för att stänga juni korrekt och för att du ska få tillbaka pengarna du lagt ut.

TeknikPartner AB har också bett om tydlig dokumentation kring våra kostnader i Q2, och Sara vill kunna visa att vi följer rutinerna utan undantag.

Om du redan skickat in allt — grattis, och skriv det också i ett kort svar så att jag kan markera dig som klar i min lista.

Då kan jag fokusera på de som fortfarande behöver hjälp istället för att pinga alla i onödan på torsdag kväll.

Jag sitter vid mitt skrivbord till kl. 17.00 varje dag den här veckan och kan ta emot kvitton direkt eller svara på frågor om vad som godkänns.

Efter kl. 17.00 på fredag kan du fortfarande mejla, men då hinner jag kanske inte ta med det i veckans sammanställning till ekonomi.

Därför är det extra viktigt att ni skickar in kvitton från resan senast på fredag om ni vill att utläggen ska hanteras i denna bokslutsperiod.

Sara är bortrest på möte torsdag och fredag, så hon litar på att vi stänger detta utan att hon behöver skicka fler påminnelser själv.

Petra och Jonas, ni har båda erfarenhet av liknande resor — om ni ser kvitton jag missat i gemensamma utgifter, säg gärna till i ett svar.

Jag minns att förra månaden glömde vi en liten taxiavgift som sedan blev ett stort problem vid utbetalning — det vill vi undvika den här gången.

Teamet gjorde ett starkt jobb i Göteborg, och jag vill bara säkerställa att ingen hamnar utan pengar för att kvittona fastnat i en jackficka.

Om du behöver hjälp med att skanna eller sortera innan du skickar, pinga mig eller Petra som brukar ha bra rutiner för digitala kvitton.

Vi har resurser att hjälpa om något verkligen är oklart, men då måste jag veta det innan fredag, inte på måndag vecka 27.

För er som jobbar hemifrån: samma regler gäller — mejla skannade kvitton eller lägg dem i Resor 2026-mappen, spelar ingen roll vilken kanal.

Jag kommer att sammanfatta status utan att peka ut individer negativt; poängen är att vi ska få utbetalningar klara, inte att hitta syndabockar.

Tack för att ni tar er tid att skicka in kvitton från resan — det gör mitt jobb som koordinator mycket enklare och vår ekonomi mer pålitlig.

Om något kvitto känns oklart i formuleringen, fråga mig — ibland kommer nya regler in under månaden som inte fanns när vi bokade resan.

Jag skickade en kort lista över godkända utgiftstyper i måndags, men en extra punkt om representation tillkom efter mötet med AB Ventilation Nord.

Håll koll på den uppdaterade listan i ekonomimappen om du är osäker på vad som ingår i resan och vad som är privat utgift.

Vi hörs i inkorgen, och ha en produktiv vecka så länge — och kom ihåg: fredag är sista dagen för kvitton från resan!

PS: Om du redan skickat kvitton till Sara direkt om något, skicka samma underlag till mig också så att allt finns samlat på ett ställe.

Amina Hassan, administrativ koordinator, Nordic Office Solutions AB.

Med vänliga hälsningar,

Amina Hassan