Money & Bills: Unpaid invoice payment request email

Formal email
English: Write a formal email to a client. They have not paid their bill. Ask them to pay the money quickly.
Svenska: Skriv ett formellt mejl till en kund. De har inte betalat sin faktura. Be dem betala pengarna snabbt.

Med vänlig hälsning,

Till: Erik Lindqvist, ekonomiansvarig, AB Ventilation Nord

Kopia: Sara Bergström, kontorschef, Nordic Office Solutions AB

Från: Amina Hassan, administrativ koordinator, Nordic Office Solutions AB

Ämne: Påminnelse — obetald faktura 2026-1847, begäran om omedelbar betalning

Datum: 24 juni 2026

Med vänlig hälsning,

Jag skriver till er som administrativ koordinator på Nordic Office Solutions AB i Uppsala med en formell påminnelse om en obetald faktura som ännu inte registrerats som betald hos oss.

Enligt våra register har AB Ventilation Nord inte betalat faktura 2026-1847 avseende leverans av dokumentationspaket och koordineringstjänster enligt avtal VN-2026-Q2.

Fakturans totalbelopp är 47 850 kronor inklusive moms, med förfallodatum 10 juni 2026 — det har nu gått fjorton dagar utan att betalningen kommit in på vårt bankgiro.

Syftet med detta mejl är att begära att ni betalar pengarna snabbt, bekräfta att fakturan mottagits, och undvika att ärendet eskaleras till inkasso eller paus av pågående leveranser.

Vi har tidigare skickat fakturan per mejl den 28 maj och en vänlig påminnelse den 17 juni utan svar från er ekonomiavdelning.

Sara Bergström har informerats och betonar att vi värderar vårt långsiktiga samarbete med AB Ventilation Nord, men att obetalda fakturor påverkar vår planering och Jonas arbete med nästa etapp i ventilationsprojektet.

Om betalningen redan är genomförd men inte matchats i vårt system, vänligen skicka betalningsbekräftelse med datum och referens så att vi kan stänga ärendet omedelbart.

Om fakturan inte betalats ber vi er betala det utestående beloppet inom tre arbetsdagar från mottagandet av detta mejl — det innebär senast onsdag 27 juni 2026.

Betalning ska göras till:

Bankgiro: 5555-1234

OCR / referensnummer: 20261847001

Belopp: 47 850,00 SEK

Mottagare: Nordic Office Solutions AB

Felaktig eller ofullständig referens kan försena registreringen och ge sken av att fakturan fortfarande är obetald.

Orsaker vi ofta ser till försenad betalning inkluderar intern omfördelning av fakturor, semester hos ekonomiansvarig, eller att fakturan hamnat i fel attestflöde — alla kan lösas snabbt om vi får besked.

Om det finns en konkret anledning till att AB Ventilation Nord inte betalat fakturan, till exempel invändning mot belopp eller leverans, vänligen meddela oss skriftligen senast tisdag 25 juni så att vi kan utreda innan betalning krävs.

Petra har förberett en kopia av originalfakturan, leveransbekräftelse och specifikation som Jonas sammanställt — bifogat till detta mejl för er granskning.

Bifogat till detta mejl finner ni:

Bilaga 1: Kopia av faktura 2026-1847 med förfallodatum och belopp.

Bilaga 2: Leveransbekräftelse för dokumentationspaketet den 5 juni.

Bilaga 3: Kontaktlista — Amina (fakturor), Sara (avtal), Jonas (teknisk specifikation).

Vi bekräftar att inga nya avgifter har lagts på fakturan sedan den skickades, och att beloppet stämmer med avtalad prislista för Q2.

TeknikPartner AB, som ibland hanterar underleveranser i ert namn, har ingen betalningsansvar för denna faktura enligt vårt avtal med er.

Om betalning inte inkommer senast 27 juni kommer vi enligt avtal att debitera dröjsmålsränta från förfallodagen och kan behöva pausa planerade aktiviteter vecka 27.

Det inkluderar uppföljningsmöten och delleveranser som Jonas och Petra förbereder för installationsskedet i augusti.

Vi vill undvika det scenario — vår ambition är att ni betalar snabbt så att projektet kan fortsätta utan ekonomiska hinder.

Vår ekonomiavdelning gör avstämning varje torsdag; om betalning sker måndag eller tisdag hinner den registreras innan veckans rapport till Sara.

Torsdagsrapporten skickas till kontorschefen och visar obetalda fakturor per kund — vi vill inte att AB Ventilation Nord hamnar i röd lista.

Vi ber er bekräfta mottagande av detta mejl och att ni tagit del av bifogad faktura, oavsett om betalning redan planerats eller ännu inte bokats.

Om ni vill diskutera betalning via delbetalning eller annan lösning, erbjuder vi ett kort telefonsamtal tisdag 25 juni kl. 11.00 eller onsdag 26 juni kl. 14.00.

Ni når mig på amina.hassan@nordicoffice.se eller telefon 018-555 12 34 för frågor om fakturans innehåll och betalningsreferens.

Strategiska frågor om avtalet kan tas direkt med Sara Bergström på sara.bergstrom@nordicoffice.se.

Vi värdesätter ert samarbete och ber er hantera den obetalda fakturan med samma professionalism som vi levererar våra tjänster.

Vårt team arbetar aktivt på nästa fas i ventilationsprojektet, och punktlig betalning säkerställer att vi kan hålla tempo utan att prioritera inkassohantering.

Tack för er förståelse och för att ni tar er tid att betala fakturan snabbt.

Med vänliga hälsningar,

Amina Hassan

Administrativ koordinator

Nordic Office Solutions AB · Fyris torg 4, 753 10 Uppsala

amina.hassan@nordicoffice.se · 018-555 12 34

PS: Representanter från AB Ventilation Nord kan begära ut kvittenser på tidigare betalningar via samma mejladress — vi svarar inom en arbetsdag.

PPS: Om fakturan ska adresseras till annan enhet internt hos er, meddela korrekt referens så att framtida fakturor når rätt attestant direkt.

Detta mejl ersätter inte det formella avtal som gäller mellan våra företag, men speglar vår aktuella krav på betalning av obetald faktura 2026-1847.

Vi ser fram emot bekräftad betalning och fortsatt nära samarbete under resten av Q3 utan ekonomiska förseningar.

Om ni behöver fakturan på papper för intern attest, svara på detta mejl så skickar Petra en kopia samma dag.

Med vänliga hälsningar,

Amina Hassan