Fixing Problems: Formal IT email about pay system login failure

Formal email
English: Write an email to the IT department. Your pay system is not working and you cannot log in. Explain exactly what happens.
Svenska: Skriv ett mejl till IT-avdelningen. Ditt lönesystem fungerar inte och du kan inte logga in. Förklara exakt vad som händer.

Med vänlig hälsning,

Till: IT-avdelningen, Nordic Office Solutions AB

Kopia: Sara Bergström, kontorschef, Nordic Office Solutions AB

Från: Amina Hassan, administrativ koordinator, Nordic Office Solutions AB

Ämne: Lönesystem fungerar inte — kan inte logga in sedan tisdag morgon

Datum: 23 juni 2026

Med vänlig hälsning,

Jag skriver till IT-avdelningen eftersom mitt lönesystem inte fungerar och jag inte kan logga in sedan i tisdags morse kl. 08.45.

Problemet påverkar mitt arbete som administrativ koordinator på Nordic Office Solutions AB i Uppsala, där jag behöver godkänna tidrapporter och kontrollera utbetalningar före fredagens deadline.

När jag försöker logga in händer följande exakt, steg för steg:

Steg 1: Jag öppnar webbläsaren Chrome och går till lönesystemets adress https://lon.nordicoffice.se enligt intranätets instruktion.

Steg 2: Jag anger mitt användarnamn amina.hassan@nordicoffice.se och mitt lösenord — samma som fungerade förra veckan och som jag nyligen bytte enligt IT:s policy.

Steg 3: Efter att jag klickar på Logga in visas en tom vit sida i cirka tio sekunder, sedan kommer felmeddelandet "Sessionen kunde inte skapas. Felkod 504 Gateway Timeout".

Steg 4: Sidan laddas om automatiskt och visar inloggningsfältet igen, men lösenordet är borta och samma fel upprepas vid varje försök.

Steg 5: Om jag testar i Edge istället för Chrome får jag samma felkod 504 efter inloggningsförsök — det verkar inte vara webbläsarspecifikt.

Steg 6: Jag testade även från en annan dator på plan 2 vid Jonas skrivbord med samma resultat: kan inte logga in, samma timeout efter användarnamn och lösenord.

Steg 7: När jag försöker återställa lösenord via "Glömt lösenord" kommer jag till sidan, men efter att jag anger mejladress får jag meddelandet "Tjänsten är tillfälligt otillgänglig" utan att något mejl skickas.

Jag har inte ändrat något i min dator eller mitt konto sedan sist det fungerade — senaste lyckade inloggningen var måndag 22 juni kl. 16.20 enligt min egen anteckning.

Sara Bergström behöver att jag godkänner juni månads tidrapporter senast torsdag, och utan tillgång till lönesystemet kan jag inte slutföra detta.

Jonas Ekström rapporterade att han också har problem med samma system, men hans felmeddelande är annorlunda — han fastnar på tvåfaktorsautentisering.

Petra Lindgren kan logga in normalt, vilket tyder på att felet kanske är kopplat till vissa konton eller roller snarare än hela plattformen.

Jag har redan rensat cache och cookies i Chrome, startat om datorn och testat både wifi och kabel på kontoret — problemet kvarstår och jag kan fortfarande inte logga in.

Internnummer till IT-support svarade igår att ärendet ligger i kö, men jag har inte fått ärendenummer eller bekräftelse på att någon tittar på just lönesystemet.

Bilaga till detta mejl:

Bilaga 1: Skärmdump av felmeddelandet "Sessionen kunde inte skapas. Felkod 504 Gateway Timeout" efter inloggningsförsök.

Bilaga 2: Skärmdump av sidan "Tjänsten är tillfälligt otillgänglig" vid lösenordsåterställning.

Bilaga 3: Lista med tidpunkt för mina fem senaste inloggningsförsök tisdag 23 juni mellan kl. 08.45 och 09.30.

Jag ber er prioritera detta ärende eftersom lönesystemet fungerar inte för mig och jag inte kan logga in trots korrekt användarnamn och lösenord.

Specificera gärna om felet sitter hos leverantören, i vår servermiljö eller i mitt användarkonto — jag behöver veta om jag ska vänta eller om ni kan återställa åtkomst manuellt.

Om ni behöver fjärråtkomst till min dator kan jag vara tillgänglig på intern 4521 eller amina.hassan@nordicoffice.se mellan kl. 09.00 och 16.00.

För frågor om affärspåverkan kontaktar ni Sara Bergström på sara.bergstrom@nordicoffice.se — hon godkänner att detta ärende klassas som hög prioritet.

Jag har inte delat mitt lösenord med någon och har inte fått mejl om att kontot är låst — felet verkar tekniskt snarare än säkerhetsrelaterat.

Tack på förhand för hjälp — jag behöver kunna logga in i lönesystemet igen så snart som möjligt för att slutföra godkännanden före deadline.

Med vänliga hälsningar,

Amina Hassan

Administrativ koordinator

Nordic Office Solutions AB · Fyris torg 4, 753 10 Uppsala

amina.hassan@nordicoffice.se · 018-555 12 34

PS: Om ni behöver att jag testar från mobil via VPN, meddela tid så bokar jag ett kort samtal med er tekniker.

PPS: Felkod 504 uppträdde första gången direkt efter att kontorets internet återkom igår eftermiddag — okänd om det hänger ihop.

Bekräfta gärna mottagande av detta mejl och ange beräknad tid för lösning så att jag kan informera Sara och teamet.

Jag sammanfattar: lönesystem fungerar inte, jag kan inte logga in, och exakt vad som händer är timeout fel 504 efter inloggningsförsök samt otillgänglig återställningssida.

Om ni behöver fler uppgifter om min arbetsstation — Windows 11, senaste uppdatering installerad fredag — kan jag skicka systeminfo via Teams när chatten fungerar igen.

Sara Bergström har godkänt att jag avsätter resten av tisdagen för att dokumentera felen om IT behöver fler testtillfällen tillsammans med er tekniker på plats.

Jonas erbjöd sig att testa inloggning från sin profil på min dator för att utesluta kontospecifika fel — säg till om ni vill att vi kör det testet under er ledning.

Petra bekräftade att tidrapporter för juni redan ligger inne i systemet men väntar på mitt godkännande — utan inloggning stoppas hela löneprocessen för min del av teamet.

Jag har sparat alla felmeddelanden som PDF och kan ladda upp dem till ert ärendesystem så fort ni skickar länk eller ärendenummer.

Tack igen för er hjälp — jag väntar på svar från IT-avdelningen och hoppas kunna logga in i lönesystemet senast imorgon förmiddag.

Med vänliga hälsningar,

Amina Hassan