Buying and Ordering: Informal team email about office supplies

Informal email
English: Write an email to your team. You are going to buy new things for the office, like pens and notepads. Ask what they need.
Svenska: Skriv ett mejl till ditt team. Du ska köpa in nya saker till kontoret, som pennor och block. Fråga vad de behöver.

Hej teamet!

Hej teamet!

Jag skriver från Nordic Office Solutions AB i Uppsala — vi behöver fylla på med kontorsmaterial, och innan jag beställer vill jag veta exakt vad ni behöver så att inget glöms bort och inget köps i onödan.

Sara Bergström bad mig samla in önskemål den här veckan eftersom vårt gemensamma förråd på plan 2 börjar sina på pennor, block, klister och en del småsaker som alla använder varje dag.

Jonas sa att han ofta tar sista bläckpennan i lådan utan att någon märker det förrän mötet börjar — därför tänker jag köpa in nya saker till kontoret i en större omgång nu i juni.

Petra påpekade att vi också saknar anteckningsblock med logotyp för kundbesök, och att vanliga A4-block i förrådet snart är slut.

Jag planerar att beställa pennor, block, post-it, gem, häftklammer, mappar och etiketter — men jag vill höra från er först: vad behöver just ditt skrivbord eller ditt team?

Skriv gärna till mig senast fredag 27 juni kl. 12.00 så att jag hinner lägga ordern hos vår leverantör KontorsExpress innan de stänger sommarbokningen.

Om du bara behöver en sak — till exempel en ny whiteboardpenna — skriv det ändå; små poster blir lätt bortglömda om ingen säger till.

För er som sitter i öppna landskapet vid fönstret: behöver ni fler skärmdukar, kabelhållare eller något som inte finns i standardlistan?

Ekonomi på plan 2 frågade efter röda pennor för märkning av fakturor — det lägger jag till om ingen invänder, men säg till om ni vill ha annan färg.

Sara vill ha blå inkjetpennor till protokoll och svarta gelpennor till underskrifter — hon skrev en kort lista som jag bifogar i nästa mejl om ni vill se exempel.

Jonas behöver troligen fler block med rutnät för enklare skisser när han planerar lagerlayout — han brukar ta från förrådet utan att beställa själv.

Petra bad om små pocketblock att ha med till kundmöten utanför kontoret — hon föredrar hårda omslag så att sidorna inte veckas i väskan.

Receptionen påminde om att visitkortshållare och enkla namnskyltar också tar slut ibland — om någon av er använder det dagligen, skriv mängd och typ.

IT har inget särskilt på listan utöver etiketter till kablar, men Jonas kan samordna med dem om ni ser att något saknas vid skrivborden.

Jag tänker inte köpa dyra märkespennor utan standard sortiment som vi haft tidigare — om du behöver något speciellt för ergonomi eller allergi, beskriv det tydligt.

Skriv antal om du kan: till exempel "två block A4" eller "ett paket bläckpennor röd" — då blir ordern enklare att granska för Sara innan den skickas.

Om du inte behöver något nytt just nu, svara gärna "inget behov" så att jag vet att du sett mejlet och inte väntar på leverans i onödan.

Förrådshylla 2B är där vi brukar ställa nya kartonger — efter leverans kommer Amina och Petra märka upp lådorna så att alla hittar pennor och block snabbt.

Vi har budget godkänd för detta inköp enligt Sara — det gäller material till hela kontoret, inte personliga tillbehör som privata hörlurar eller mobilskal.

Om flera i samma team behöver samma sak, skriv gärna en gemensam lista till mig så att vi inte beställer tio gånger samma post.

Exempel på saker folk ofta glömmer att nämna: korrekturpennor, suddgummi, linjaler, färgmarkörer, arkivlådor och extra toner till märkpennor — behöver ni något av det?

Jag läser alla svar samma dag om de kommer före lunch; efter det sammanställer jag en order som Sara godkänner måndag morgon.

Leverans brukar ta cirka tre till fem arbetsdagar till Fyris torg 4 — jag meddelar när kartongerna är uppackade i förrådet.

Tills dess: använd sparsamt det som finns kvar, och skriv på whiteboardtavlan i pausrummet om något tar slut helt så att jag ser det när jag går förbi.

Jonas skämtade om att vi alltid har tusen penngem men inga pennor — låt oss fixa det ordentligt den här gången med er input.

Petra la till att miljövänliga pennor med refill gärna får ingå om priset är rimligt — jag tar med det som önskemål till leverantören.

Sara vill att vi undviker engångsprodukter där det går — återanvändbara mappar och refillpennor sparar både pengar och soputrymme på sikt.

Om du jobbar hemifrån den här veckan: svara ändå på mejlet — du kanske behöver material när du är på plats nästa vecka.

Jag svarar på frågor om budget eller sortiment på amina.hassan@nordicoffice.se eller internt 4521 — ingen dum fråga, hellre en extra rad i ordern än att någon saknar block midt i möte.

Sammanfattning: jag ska köpa in nya saker till kontoret, som pennor och block, och jag behöver veta vad ni behöver innan jag trycker på skicka hos leverantören.

Skriv vad du behöver, hur mycket ungefär, och om det brådskar — annars antar jag normal prioritet och lägger det i junibeställningen.

Tack på förhand för snabba svar — det gör mitt jobb som administrativ koordinator mycket enklare när alla hjälper till att fylla på rätt saker.

Vi ses vid förrådet när leveransen kommer — då kan ni plocka det ni beställt om ni märkt det med ert namn i listan.

Hej igen och trevlig vecka — jag ser fram emot era rader om pennor, block och allt annat ni behöver på Nordic Office Solutions AB i Uppsala.

Amina Hassan, administrativ koordinator, Nordic Office Solutions AB, Uppsala.

Med vänliga hälsningar,

Amina Hassan