Buying and Ordering: Formal email to computer store for laptop order

Formal email
English: Write an email to a computer store. You want to order ten laptops for the company. Ask if you can get a good discount.
Svenska: Skriv ett mejl till en datorbutik. Du vill beställa tio bärbara datorer till företaget. Fråga om ni kan få en bra rabatt.

Med vänlig hälsning,

Till: Försäljning, Datacenter Uppsala AB, Kungsgatan 42, 753 18 Uppsala

Kopia: Sara Bergström, kontorschef, Nordic Office Solutions AB

Från: Amina Hassan, administrativ koordinator, Nordic Office Solutions AB

Ämne: Offertförfrågan — beställning av tio bärbara datorer till företaget med önskemål om rabatt

Datum: 23 juni 2026

Med vänlig hälsning,

Jag kontaktar er på uppdrag av Nordic Office Solutions AB i Uppsala eftersom vi vill beställa tio bärbara datorer till företaget inför höstens personalutökning och byte av äldre maskiner på kontoret.

Sara Bergström, vår kontorschef, har godkänt inköpet och bett mig inhämta offert från Datacenter Uppsala AB innan vi fattar slutgiltigt beslut.

Vi söker tio likadana datorer med följande minimikrav:

Processor: minst Intel Core i5 eller AMD Ryzen 5 motsvarande generation, lämplig för Office 365, Teams och lättare affärssystem.

Minne: minst 16 GB RAM — flera användare kör många flikar och delade skärmar samtidigt.

Lagring: minst 512 GB SSD — vi vill undvika flaskhalsar vid stora filer och lokal cache.

Skärm: 14 tum, Full HD, matt panel om möjligt — kontorsmiljö med fönsterljus vid Fyris torg 4.

Anslutning: minst två USB-C eller USB-A, HDMI, wifi 6 och webbkamera av god kvalitet för videomöten.

Garanti: minst tre års tillverkargaranti med on-site eller snabb service i Uppsala — driftstopp kostar oss mer än marginalen på hårdvaran.

Operativsystem: Windows 11 Pro svensk version, färdig för Azure AD-join enligt vår IT-leverantör TeknikPartner AB.

Tillbehör: vi önskar offert även på dockningsstationer och bärbara väskor om ni har paketpris — inte obligatoriskt men gärna med i samma svar.

Leveransadress: Nordic Office Solutions AB, Fyris torg 4, 753 10 Uppsala — mottagning plan 1, kontakt Amina Hassan, telefon 018-555 12 34.

Önskad leverans: senast 15 augusti 2026 så att IT hinner installera före nya medarbetare börjar vecka 34.

Betalning: faktura med 30 dagars betalningsvillkor mot företagskund — organisationsnummer och fakturaadress skickas på begäran.

Vi är intresserade av att etablera längre samarbete med er butik för framtida inköp — därför vill jag fråga tydligt: kan ni erbjuda en bra rabatt vid beställning av tio datorer i samma order?

Om volymrabatt kräver annat antal eller annan modell, beskriv gärna alternativ med pris per enhet och totalpris inklusive moms.

Jämför gärna minst två modeller i samma prisklass — en standard och en något starkare — så att Sara kan väga prestanda mot budget.

Jonas på vår IT-grupp bad specifikt om att datorerna ska klara dockning utan extra drivrutinskrångel — har ni testat era rekommenderade modeller med Dell eller Lenovo-dockor?

Petra behöver veta om ni kan förinstallera grundprogram eller om leveransen sker "clean" — vår IT gör imaging själv men vill slippa onödig bloatware.

Inkludera gärna i offerten:

Rad 1: Enhetspris per laptop exklusive och inklusive moms.

Rad 2: Eventuell rabatt i kronor och procent vid köp av tio enheter.

Rad 3: Frakt till Uppsala eller hämtning i butik — vi kan hämta om det sänker kostnaden.

Rad 4: Beräknad leveranstid från orderbekräftelse.

Rad 5: Garanti- och supportvillkor på svenska.

Vi har tidigare köpt enstaka tillbehör hos er butik och varit nöjda med service — det stärker vårt intresse av att samla laptopinköpet hos Datacenter Uppsala AB om priset är konkurrenskraftigt.

Sara Bergström har satt en preliminär budgetram — offerten behöver inte vara lägst på marknaden, men rabatt vid tio datorer är avgörande för att vi ska kunna motivera valet internt.

Om ni har kampanj just nu på företagskunder, inkludera det — vi jämför med minst en annan leverantör men ger er chans att matcha om ni kan erbjuda bra rabatt.

Svar önskas senast fredag 27 juni 2026 till amina.hassan@nordicoffice.se — PDF-offert och kort sammanfattning i mejl räcker.

Vid frågor om tekniska krav kan ni ringa mig på 018-555 12 34 eller kontakta Jonas internt via Sara — vi bokar gärna ett kort möte i er butik om ni vill visa demoexemplar.

Bilaga till detta mejl:

Bilaga 1: Tabell med våra tio mottagare (namn och avdelning) — maskinerna ska märkas innan leverans om ni erbjuder det.

Bilaga 2: Nordic Office Solutions AB — företagsuppgifter för kundkonto.

Jag sammanfattar vår förfrågan: vi vill beställa tio bärbara datorer till företaget, vi behöver tydlig offert med specifikationer enligt ovan, och vi frågar om ni kan ge en bra rabatt vid denna volym.

Tack på förhand för er offert — jag vidarebefordrar till Sara så snart jag fått svar och återkommer med eventuell orderbekräftelse vecka 27.

Med vänliga hälsningar,

Amina Hassan

Administrativ koordinator

Nordic Office Solutions AB · Fyris torg 4, 753 10 Uppsala

amina.hassan@nordicoffice.se · 018-555 12 34

PS: Om ni erbjuder leasing istället för direktköp, skicka gärna båda alternativen — ekonomi vill se totalkostnad på tre år.

PPS: Vi behöver kvitto eller faktura som stöd för investeringsbeslut — ange offertnummer i ämnesraden vid svar.

Bekräfta gärna mottagande av detta mejl — då vet Sara att förfrågan är ute och kan följa upp om svar dröjer.

Om modellen ni rekommenderar tillfälligt slut i lager, föreslå ekvivalent med samma garanti — vi kan inte vänta mer än två veckor extra utan skriftligt besked.

Datacenter Uppsala har gott rykte lokalt — vi hoppas att ni kan kombinera det med ett attraktivt pris när vi beställer tio datorer till Nordic Office Solutions AB.

Tack igen — jag ser fram emot er offert med tydlig rabatt och leveransplan till vårt kontor i Uppsala.

Med vänliga hälsningar,

Amina Hassan