HR and Rules: Informal message about swapping vacation weeks

Informal message
English: Write to a coworker. Ask if you can swap vacation weeks this summer. Explain shortly why you need to swap.
Svenska: Skriv till en kollega. Fråga om ni kan byta semesterveckor i sommar. Förklara kort varför du behöver byta.

Hej Petra!

Hej Petra!

Jag hoppas att veckan flyter på bra hos dig på Nordic Office Solutions AB — jag skriver kort från Uppsala för att fråga om vi kan byta semesterveckor i sommar, om det fortfarande passar dig.

Jag har vecka 28 inlagd i schema med Sara Bergström, men min systers bröllop flyttades till slutet av juli och jag behöver vara ledig då för att hjälpa till med barn och praktiska detaljer.

Du har vecka 29 enligt planeringstavlan i pausrummet — skulle det funka för dig att ta min vecka 28 om jag tar din vecka 29 istället?

Jag förklarar kort varför jag behöver byta: familjen räknade med att jag kunde vara på plats hela helgen och måndagen efter, och utan byte blir det svårt att kombinera med min ordinarie semester senare samma sommar.

Sara sa att byte mellan kollegor brukar gå bra om båda godkänner och teamet fortfarande har täckning — därför kollar jag med dig innan jag går vidare till personalavdelningen.

Jonas nämnde i förra veckans möte att han kan hålla i kunduppföljningen vecka 28 om vi behöver backup, så från teamets sida ser det ut som att det kan fungera om du är okej med det.

Min ursprungliga plan var att vara borta vecka 28 och sedan jobba vecka 29 som vanligt — men bröllopsdatumet ändrades sent och jag måste anpassa mig utan att störa er mer än nödvändigt.

Om du redan bokat resa eller aktiviteter vecka 28 vill jag givetvis inte störa det — då får vi tänka om tillsammans eller fråga Sara om ett tredje alternativ.

Jag kan ta din vecka 29 inklusive fredag om du vill ha en längre sammanhängande ledighet tidigare i sommaren — säg bara till vad som passar dig bäst.

Personalavdelningen behöver formell bekräftelse från båda och Sara innan de uppdaterar systemet, men först vill jag veta om du tycker idén om att byta semesterveckor känns rimlig.

Du brukar vara ledig vecka 29 för att besöka föräldrar i Skåne — om det fortfarande gäller kan min vecka 28 kanske passa bättre för dig om de kan skjuta besöket en vecka?

Jag lovar att lämna tydlig överlämning: alla pågående ärenden till kundservice och leverantörsfakturor dokumenteras i vår gemensamma mapp innan jag går.

Amina Hassan brukar skriva en kort checklista till kollegan som täcker — det gör jag samma dag som vi bekräftat byte, så att du slipper gissa vad som är brådskande.

Sara Bergström bad mig meddela henne så fort vi pratat klart — hon godkänner schemaändringen när båda parter säger ja och teamets bemanning fortfarande håller.

Om du hellre vill byta halva veckor eller bara några dagar går det också att diskutera — huvudsaken för mig är att hinna med bröllopet utan att lämna er i kläm på kontoret.

Semesterreglerna hos oss säger att byte ska ske i god tid före sommaren — därför skriver jag nu i slutet av juni istället för veckan innan du reser.

Jag har kollat att inget stort projekt startar vecka 29 som kräver just dig — enligt projektplanen är det lugnare den veckan än vecka 28 när vi har månadsrapport.

Jonas kan ta emot leveranser till förrådet vecka 28 om du är borta då — han sa det redan när jag nämnde att jag kanske behöver byta med en kollega.

Petra, du har alltid varit flexibel när jag behövt byta pass tidigare — jag uppskattar det verkligen och vill gärna göra samma sak åt dig om du någon gång behöver liknande hjälp.

Kort sagt: kan vi byta semesterveckor i sommar så att jag tar din vecka 29 och du tar min vecka 28?

Anledningen är bröllopet som flyttats — jag behöver vara ledig då och hoppas att det passar dig att justera en vecka utan större krångel.

Svara gärna i chatten eller kom förbi skrivbordet när du har en minut — jag är här till fredag förmiddag och kan prata med Sara direkt efter om du säger ja.

Om du vill att jag ska ta kontakt med personalavdelningen först med reglerna kring byte, gör jag det — men jag ville höra med dig som kollega innan något blir officiellt.

Tack på förhand för att du läser — jag vet att semesterplaner är känsliga och jag vill inte anta att byte funkar utan att fråga dig rakt på sak.

Vi kan också kolla schema tillsammans vid kaffemaskinen — ibland är det enklare att se vecka för vecka i Outlook än att skriva långa meddelanden.

Sara har sagt att hon gärna ser att vi löser det internt först — det sparar tid för HR och visar att vi planerar som vuxna kollegor på Nordic Office Solutions AB.

Om du säger nej förstår jag det helt — då frågar jag Sara om delledighet eller annan lösning kring bröllopshelgen utan att byta hela veckor med dig.

Jag håller tummarna att det går att ordna — det skulle betyda mycket för mig och min familj, och jag gör mitt bästa för att vecka 28 blir smidig för dig om du tar den.

Ha en fin dag vid Fyris torg 4 — jag ser fram emot ditt svar om vi kan byta semesterveckor i sommar.

Hälsningar från Amina Hassan, administrativ koordinator, Nordic Office Solutions AB, Uppsala.

Hälsningar,

Amina Hassan