HR and Rules: Formal email to HR about VAB rules

Formal email
English: Write an email to the HR department. Ask what rules apply when you must stay home with a sick child (VAB).
Svenska: Skriv ett mejl till personalavdelningen. Fråga vilka regler som gäller när man måste stanna hemma med ett sjukt barn (VAB).

Med vänlig hälsning,

Till: Personalavdelningen, Nordic Office Solutions AB, hr@nordicoffice.se

Kopia: Sara Bergström, kontorschef, Nordic Office Solutions AB

Från: Amina Hassan, administrativ koordinator, Nordic Office Solutions AB

Ämne: Förfrågan om regler vid VAB — vård av sjukt barn

Datum: 23 juni 2026

Med vänlig hälsning,

Jag kontaktar personalavdelningen eftersom jag behöver tydlig information om vilka regler som gäller när man måste stanna hemma med ett sjukt barn enligt VAB.

Min dotter har haft feber några gånger i vår och jag vill förstå i förväg hur vi hanterar det på Nordic Office Solutions AB innan nästa tillfälle uppstår under höstterminen.

Sara Bergström bad mig skriva till HR direkt så att svaret dokumenteras korrekt och så att jag kan planera arbete och backup med teamet på ett rättssäkert sätt.

Jag ber er vänligen beskriva följande:

Punkt 1: Hur många VAB-dagar per år gäller enligt vårt kollektivavtal och interna riktlinjer för administrativ personal?

Punkt 2: Från vilken ålder räknas barnet — gäller samma regler för barn under tolv år som i Försäkringskassans grundregler eller har vi avvikelser?

Punkt 3: Måste jag lämna intyg från skola eller vårdcentral redan första dagen, eller räcker muntlig anmälan till chef och registrering i lönesystemet?

Punkt 4: Hur rapporterar jag VAB praktiskt — via HR-portalen, e-post till personalavdelningen eller båda?

Punkt 5: Påverkar VAB min semester eller annan ledighet, och hur ser reglerna ut om båda föräldrar arbetar hos samma arbetsgivare?

Punkt 6: Vad gäller vid del av dag — kan jag jobba hemifrån en stund och sedan VAB resten, eller ska hel dag registreras enligt era regler?

Punkt 7: Finns gräns för antal tillfällen per kalenderår utöver dagtaket, och hur hanteras upprepad sjukdom hos samma barn?

Punkt 8: Behöver Sara Bergström godkänna varje VAB i förväg eller räcker anmälan samma morgon när skolan ringer?

Jag har läst kort på Försäkringskassans webbplats om VAB men vill ha vår interna tolkning — särskilt hur personalavdelningen vill att vi dokumenterar och arkiverar underlag.

Jonas och Petra i teamet behöver också veta hur vi fördelar uppgifter när jag är borta — därför är tydliga regler från HR viktiga för hela gruppen, inte bara för mig.

Om det finns checklista eller mall för VAB-anmälan, skicka gärna länk eller bifoga PDF — då slipper jag gissa vilket formulär som gäller 2026.

Fråga särskilt: gäller samma regler vid VAB när barnet är hos annan vårdnadshavare men jag är den som stannar hemma enligt schema?

Fråga också: hur koordineras VAB med föräldraledighet eller planerad semester om sjukdom inträffar veckan innan ledighet börjar?

Personalavdelningen hanterar löpande liknande frågor — jag vill bara inte agera fel första gången och skapa extra administration för er eller fel i min lön.

Min arbetstid är heltid måndag till fredag på kontoret Fyris torg 4, Uppsala — VAB blir aktuellt främst när skolan stänger eller vårdcentralen rekommenderar hemma vila.

Om ni har intern utbildning eller kort FAQ om VAB för nyanställda, får gärna Amina Hassan och övriga administratörer tillgång till samma material.

Svar önskas senast fredag 27 juni 2026 till amina.hassan@nordicoffice.se — gärna punktvis så att jag kan vidarebefordra sammanfattning till Sara och teamet.

Vid behov kan jag boka kort samtal med HR på telefon 018-555 12 34 — jag är tillgänglig förmiddagar.

Bilaga till detta mejl:

Bilaga 1: Ingen — frågorna gäller allmänna regler, inget pågående VAB-ärende just nu.

Jag sammanfattar min förfrågan: jag behöver veta vilka regler personalavdelningen tillämpar när jag måste stanna hemma med sjukt barn enligt VAB.

Tack på förhand för tydlig vägledning — rätt kunskap från början gör det enklare för mig, Sara Bergström och kollegorna att hantera vardagen utan osäkerhet.

Med vänliga hälsningar,

Amina Hassan

Administrativ koordinator

Nordic Office Solutions AB · Fyris torg 4, 753 10 Uppsala

amina.hassan@nordicoffice.se · 018-555 12 34

PS: Om reglerna uppdaterats nyligen efter avtalsår 2026, ange gärna datum för senaste version av riktlinjerna.

PPS: Skicka gärna kontakt till kollega på HR som hanterar frånvaro och VAB om frågor uppstår under hösten.

Bekräfta gärna mottagande av detta mejl — då vet Sara att min förfrågan om VAB-regler är registrerad hos personalavdelningen.

Om ni rekommenderar att jag först läser intranätet under Personal & Regler, skicka direktlänk — jag hittade flera sidor och vill säkerställa att rätt avsnitt gäller administrativ personal.

Försäkringskassans regler om VAB och vår interna praxis behöver stämma — annars riskerar jag att rapportera fel dagar i systemet ni använder för löneunderlag.

Petra nämnde att hon fick muntliga svar förra året — jag vill ha skriftlig bekräftelse så att reglerna är gemensamma för hela teamet på Nordic Office Solutions AB i Uppsala.

Jonas undrade också om VAB vid skolstängning pga sjukdomsutbrott — ingår det i samma regler eller separat policy från personalavdelningen?

Tack igen — jag ser fram emot er beskrivning av regler för VAB så att jag kan följa dem korrekt när mitt barn är sjukt.

Om ni har exempel på korrekt ifylld VAB-anmälan från tidigare år, får gärna Amina Hassan ta del av det anonymiserade exemplet som referens för teamet.

Med vänliga hälsningar,

Amina Hassan