Test Practice: Cleaning company complaint letter

Formal complaint letter
English: Write a formal complaint letter to a cleaning company. They did not clean your office as they promised. Demand that they do the work again for free.
Svenska: Skriv ett formellt klagobrev till ett städföretag. De städade inte ert kontor som de lovade. Kräv att de gör om arbetet gratis.

Formellt klagobrev — RenKontor AB

Till: RenKontor AB, Kundservice städning kontor

Från: Amina Hassan, administrativ koordinator, Nordic Office Solutions AB, Fyris torg 4, 753 10 Uppsala

Datum: 23 juni 2026

Ämne: Formellt klagobrev — städning enligt avtal utfördes inte som utlovat

Med vänlig hälsning,

Jag skriver detta formella klagobrev till RenKontor AB eftersom ert team inte städade vårt kontor som ni lovade vid det planerade tillfället den 20 juni 2026.

Enligt avtal SK-2024-118 ska ni utföra veckovis kontorsstädning natt till måndag, inklusive reception, öppet landskap, två mötesrum, kök och toaletter — med checklista som vi gemensamt godkände i mars.

Vid kontroll måndag morgon den 21 juni konstaterade Sara Bergström, kontorschef, och jag att flera zoner inte var städade enligt checklistan.

Receptionen hade damm på skrivbordet vid kundmottagning; ett mötesrum använt av AB Ventilation Nord på fredagen hade kaffefläckar kvar på bordet; köket hade disk i vasken trots att avtalet säger att ytor ska vara rena inför arbetsdag.

Toaletterna på plan två saknade påfyllning av handdukar och tvål — det märktes direkt när kunder anlände klockan nio.

Golven i korridoren var inte dammsugna i hörn vid brandsläckare enligt vår egen fotodokumentation som jag bifogar i detta brev som bilaga A.

Detta är inte första gången vi haft avvikelse, men den 20 juni var särskilt tydlig eftersom vi informerade er skriftligt den 18 juni om extra besök från TeknikPartner AB måndag förmiddag.

Er kontaktperson Malin bekräftade per mejl den 19 juni att ordinarie städ skulle genomföras som vanligt och att inget skulle hoppas över.

Trots detta uppfylldes inte löftet — vilket skadade vårt förtroende och tvingade oss skicka intern information till Jonas och Petra om att mötesrum B inte var presentabelt.

Vi betalar enligt faktura RK-8842 för juni städtillfälle; arbetet motsvarade inte avtalad omfattning och kvalitet.

Som administrativ koordinator ansvarar jag för att dokumentera avvikelser gentemot leverantörer; detta klagobrev är vår formella begäran om åtgärd.

Vi kräver att RenKontor AB utför om städningen av hela avtalad yta utan extra kostnad — alltså gratis — vid ett nytt tillfälle som ni föreslår senast inom fem arbetsdagar från mottagande av detta brev.

Om ni inte kan komma inom den tidsramen, ange skriftligen varför och er nästa möjliga tid; vi accepterar inte debitering för det misslyckade tillfället den 20 juni.

Gratis om städ innebär att ni tar kostnaden för att göra arbetet igen enligt checklista SK-2024-118, inklusive kök, toaletter, mötesrum och reception, utan tilläggsavgift på faktura.

Vid om städ vill vi ha skriftlig bekräftelse från ansvarig teamledare att samtliga punkter på checklistan är utförda; vi gör stickkontroll följande morgon som vid tidigare granskningar.

Om avvikelsen upprepas inom tre månader enligt avtalets kvalitetsklausul har vi rätt att säga upp tjänsten med kortare uppsägning — det vill vi undvika eftersom vi tidigare varit nöjda med er service, men formella krav måste följas.

Bakgrund för tydlighet:

Nordic Office Solutions AB har cirka tjugofem arbetsplatser på Fyris torg 4; städ sker natt till måndag normalt utan att störa personal.

Vi har haft RenKontor AB som städleverantör sedan hösten 2025 och publicerat positiv recension online efter stabil veckostäd — därför är denna händelse särskilt frustrerande.

Den 20 juni var ingen helgdag eller större evenemang i huset som kunde förklara utebliven eller ofullständig städ.

Vår portvakt rapporterade att ert fordon inte registrerades i garaget natten till måndag enligt logg — vi ber er bekräfta om teamet var på plats.

Om teamet var på plats men arbetet var ofullständigt, vill vi veta vilken intern rutin som bröts och hur ni säkerställer att checklistan följs framåt.

Om teamet inte var på plats, accepterar vi inget debiterat tillfälle och kräver fortfarande om städ gratis enligt ovan.

Konsekvenser för oss som kund:

AB Ventilation Nord kommenterade diskret att köket såg stökigt ut — det påverkar vår image som kontorsleverantör.

Intern tid gick åt till att dokumentera, fotografera och informera Sara Bergström innan kundmöte — tid vi annars lagt på administration för våra egna kunder.

Petra behövde flytta ett möte till annat rum; Jonas klagade på damm vid lagerdörren som ingår i er yta enligt bilaga till avtalet.

Detta är skäl nog för klagobrev, inte bara ett telefonsamtal.

Vårt krav sammanfattat:

Ett: erkänn mottagande av detta klagobrev skriftligt inom två arbetsdagar.

Två: boka om städning gratis inom fem arbetsdagar med bekräftad checklista.

Tre: kreditera eller låt bli att debitera RK-8842 om ni redan fakturerat för den 20 juni utan fullständigt arbete.

Fyra: beskriv kort vilka åtgärder ni tar internt så att avvikelsen inte upprepas.

Vi föredrar att lösa detta i god ordning utan att eskalera till vår juridiska rådgivare eller omdömesplattform där vi tidigare lämnat positiv recension.

RenKontor AB har tidigare visat att ni kan leverera hög kvalitet; det är därför vi begär om städ gratis snarare än omedelbar uppsägning.

Bilagor:

Bilaga A: sex fotografier från måndag 21 juni 2026, tidsstämplade.

Bilaga B: utdrag ur avtal SK-2024-118, checklista sid 4.

Bilaga C: mejl från Malin 19 juni om att ordinarie städ genomförs.

Kontakt för bekräftelse och bokning av om städ:

Amina Hassan, amina.hassan@nordicoffice.se, 018-555 12 34, vardagar 08–16.

Kopia till Sara Bergström, kontorschef, Nordic Office Solutions AB.

Vi förväntar oss svar senast 27 juni 2026 om hur ni avser att fullgöra vårt krav på gratis om städ.

Tack för att ni tar detta klagobrev på allvar — vi vill fortsätta samarbetet om kvaliteten återställs omedelbart.

Med vänliga hälsningar,

Amina Hassan

Administrativ koordinator

Nordic Office Solutions AB · Fyris torg 4, 753 10 Uppsala

amina.hassan@nordicoffice.se · 018-555 12 34

Sammanfattning: formellt klagobrev — städ den 20 juni enligt avtal utfördes inte; vi kräver om städ gratis och justering av faktura RK-8842.

Detta brev sparas i vår leverantörsakt för RenKontor AB tillsammans med bilagor enligt vår dokumentationsrutin.

Med vänliga hälsningar,

Amina Hassan