Time and Deadlines: More time request

More time request
English: Write to your boss. A new feature takes much longer to build than you thought. Ask for more time and explain what is hard.
Svenska: Skriv till din chef. En ny funktion tar mycket längre tid att bygga än ni trodde. Be om mer tid och förklara vad som är svårt.

Med vänlig hälsning,

Till: Anna Berg, projektledare, NordTech Solutions AB

Från: Alex Kowalski, backend-utvecklare, NordTech Solutions AB

Ämne: Begäran om förlängd tid för NTS-2970 — realtidsnotifieringar med extern webhook

Datum: 7 juli 2026

Med vänlig hälsning,

Jag heter Alex Kowalski och skriver till dig som min chef och projektledare för plattformsprojektet hos NordTech Solutions AB i Stockholm.

Den nya funktionen för realtidsnotifieringar med extern webhook tar mycket längre tid att bygga än vi trodde vid sprintplanering — jag behöver be om mer tid och förklara vad som är svårt.

Vid planering i juni uppskattade vi fem dagar för backend-leverans; efter två veckor ser jag att vi behöver minst tre extra arbetsdagar, möjligen fem om integrationstester mot Ventilation Nord kräver fler iterationer.

Jag vill vara transparent tidigt istället för att leverera halvfärdig kod vid sprintdeadline på fredag — kvalitet och stabilitet för kunden väger heavier än att stänga ticket på papper.

Vad som är svårt, punkt ett: säker autentisering av inkommande webhooks från tredjepart utan att exponera vår interna API-nyckel i klientkonfiguration.

Ventilation Nord AB vill skicka events från eget system; vi måste verifiera signatur, tidsstämpel och replay-attacker utan att lägga latency på varje notifiering.

Markus Berg hjälpte med HMAC-design, men edge cases kring clock skew och partial payload kräver mer test än vi budgeterat.

Vad som är svårt, punkt två: idempotency i PostgreSQL när samma webhook kan skickas flera gånger av extern system med retry-logik vi inte kontrollerar.

Vi hade liknande problem i notifieringsmodulen förra månaden — den här funktionen kombinerar det med realtidskrav under två sekunder svarstid.

Vad som är svårt, punkt tre: asynkron bearbetning i Python med worker-köer utan att blockera HTTP-svar — Sofia Nilsson behöver granska worker-skalning innan produktion.

Sofia sa att nuvarande worker-pool räcker för batch men inte för burst vid många simultana webhooks; det påverkar tidsplanen för load-test.

Vad som är svårt, punkt fyra: integration med frontend i React för live-uppdatering — backend och frontend måste synka event-schema och vi har inte sluttestat alla UI-states.

Frontend-teamet behöver två dagar efter min backend är stabil; om jag skyndar backend utan schemaavstämning riskerar vi rework nästa sprint.

Jag ber om mer tid: förlängning från fredag denna vecka till onsdag nästa vecka för backend-del, med tydlig milestone på måndag för signaturvalidering klar.

Alternativ om fredag är låst: reducera scope till endast webhook-ingest utan live UI-uppdatering i första release — jag vill höra din preferens som chef.

Anna, du sa på sprintplanering att Ventilation Nord förväntar sig notifieringar i juli — jag föreslår att vi kommunicerar justerad datum till kund med förklaring i enkla ord.

Jag kan skriva första utkast till kundmejl om du godkänner förlängning — transparens minskar risk att kunden tror vi lovat mer än tekniken hinner.

Nuvarande status: signaturvalidering fungerar i staging för happy path; idempotency och burst-test är inte klara; dokumentation och OpenAPI halvfärdig.

Tester: ungefär sjuttio procent av planerade pytest-tester finns; integrationstester mot mockad extern webhook saknar flera failure-scenarios.

Jira ticket NTS-2970 uppdaterad med daglig logg; jag bifogar sammanfattning som bilaga till detta mejl med vad som återstår per komponent.

Markus är backup om jag blockeras; han har redan reviewat arkitektur men är full på API-versionering — jag vill inte stjäla all hans tid.

Om mer tid inte går: jag prioriterar säkerhet och idempotency före PDF-export-koppling som var nice-to-have i samma epic.

Begäran formellt: godkänn förlängning till onsdag 16 juli för backend done, med checkpoint måndag 14 juli där du får demo av signatur och idempotency.

Varför uppskattningen missade: vi underskattade extern systems retry-beteende och tid för load-test med Sofia — inte att teamet jobbat långsamt.

Jag har loggat arbetstid ärligt i Jira; ingen dold scope creep utom det kunden lade till om signaturformat i vecka två av implementationen.

Ventilation Nord skickade ny spec för header-format den 1 juli — det lade till två dagar som inte fanns i original estimate.

Ni når mig på alex.kowalski@nordtech.se eller 08-555 44 21 om du vill diskutera scope eller möte idag eller imorgon.

Jag föreslår kort avstämning tisdag kl. 10.00 — femton minuter räcker för att du godkänner förlängning eller väljer scope-reduktion.

Bilaga 1: Kvarvarande arbete NTS-2970 i punktform med dagar per del.

Bilaga 2: Risker om vi tvingar leverans fredag utan extra tid.

Tack för att du läser — jag tar ansvar för estimate miss men vill lösa det professionellt med mer tid och tydlig förklaring av vad som är svårt.

Med vänliga hälsningar,

Alex Kowalski

Backend-utvecklare

NordTech Solutions AB · Kungsgatan 12, 111 43 Stockholm

alex.kowalski@nordtech.se · 08-555 44 21

PS: Om du godkänner förlängning uppdaterar jag sprintboard och Ventilation Nord-kalender samma dag så att alla ser ny deadline.

PPS: Sofia behöver besked innan fredag om load-test planeras nästa vecka — hennes DevOps-kapacitet bokas veckor framåt.

Jag ber om mer tid inte för att undvika arbete utan för att funktionen ska vara säker, testad och hållbar — det som är svårt kräver fokus utan panic-deadline.

Anna, du har alltid prioriterat ärlig kommunikation om tidsplan — det här mejlet följer samma princip som när vi pratade om driftstoppet i juni.

Välkommen att svara med godkännande, alternativ scope eller mötestid — jag anpassar planen samma dag jag får besked från dig som chef.

Med vänliga hälsningar,

Alex Kowalski