Advanced Exam Practice: Legacy system letter

Legacy system letter
English: Write a formal letter to the company CEO. You use a very old computer system. Argue why it is important to change it now, even if it costs money.
Svenska: Skriv ett formellt brev till företagets VD. Ni använder ett mycket gammalt datasystem. Argumentera för varför det är viktigt att byta ut det nu, även om det kostar pengar.

Med vänlig hälsning,

Till: Karin Lindström, VD, NordTech Solutions AB

Från: Alex Kowalski, backend-utvecklare, på uppdrag av tekniska teamet

Ämne: Formellt underlag för byte av legacy-system NordBilling 2012 — brådskande investering

Datum: 2 september 2026

Med vänlig hälsning,

Jag heter Alex Kowalski och skriver detta formella brev till dig som VD för NordTech Solutions AB i Stockholm med stöd från Anna Berg, projektledare, och Sofia Nilsson, DevOps.

NordTech använder fortfarande NordBilling 2012 — ett mycket gammalt datasystem för intern fakturering, tidrapportering och kundkontrakt — och jag argumenterar för varför det är viktigt att byta ut det nu, även om det kostar pengar.

Systemet är byggt på teknologi från före molnet, körs på en fysisk server i vårt datacenter, och har ingen modern API-koppling till Ventilation Nord-portalen och andra kundprojekt vi levererar.

Argument 1 — Säkerhet: NordBilling 2012 får inte längre säkerhetsuppdateringar från vendor; CVE-rapporter från Q2 visar kända sårbarheter i den underliggande plattformen.

Varje månad vi väntar ökar risken för intrång, dataläcka eller ransomware — inte bara för intern ekonomi utan för kunddata som synkas via manuella exportfiler.

Argument 2 — Driftkostnad och personberoende: endast två personer i företaget förstår hur batch-jobb och nattliga script fungerar; om en sjuk eller slutar stannar fakturering.

Sofia Nilsson rapporterar att backup av NordBilling tar oproportionerlig tid och att restore-test misslyckades i juni — gammalt system är driftrisk, inte bara teknisk nostalgi.

Argument 3 — Affärshinder: vi kan inte automatisera tidrapportering från Jira till faktura för Ventilation Nord och andra kunder utan manuell Excel-mellanhand varje månad.

Det kostar pengar i arbetstid redan idag — Anna Berg beräknade att projektledare och ekonomi lägger cirka 40 timmar per månad på workarounds kring NordBilling.

Argument 4 — Kundförtroende: om Ventilation Nord eller ny kund kräver SOC2-liknande dokumentation kan vi inte visa modern access control på ett system från 2012.

Konkurrenter som bytt billing-plattform vinner upphandlingar där IT-due diligence ingår — NordTech riskerar att förlora kontrakt, inte bara att betala mer internt.

Argument 5 — Investering nu vs kris senare: byte till modern molnbaserad ERP med API kostar enligt preliminär budget 1,8–2,4 miljoner kronor över 18 månader.

Det är pengar — men driftstopp eller breach på NordBilling kan kosta mer i en vecka: utebliven fakturering, juridik, kundersättning, och förlorad förtroende.

Jag argumenterar för byte nu för att sprida kostnad över planerad migration istället för akut panik när systemet faller på en tisdag i Q4.

Förslag: godkänn fas 1 Q4 2026 — val av plattform, säkerhetsaudit, parallell körning — med tekniskt team inklusive mig, Markus Berg och Sofia på arkitekturgrupp.

Fas 2 2027: migrera tidrapportering och kontrakt; fas 3: stäng NordBilling 2012 permanent med verifierad dataexport och legal arkiv.

ROI: minskad manuell tid 40 h/månad, lägre säkerhetsrisk, snabbare onboarding nya kunder — Ventilation Nord v2.5 kan koppla fakturastatus via API istället för mejl.

Alternativet att inte byta: fortsatt teknisk skuld, högre försäkring, svårare rekrytering — unga utvecklare frågar i intervju vilka system vi kör; NordBilling 2012 är inte säljpitch.

Jag skriver som backend-utvecklare som ser hur legacy-system bromsar varje release — inte som vendor som säljer ny plattform — mitt jobb är stabil leverans till kund.

Anna Berg stödjer brevet — Ventilation Nord-projektet lider indirekt när intern billing inte synkar med projektstatus i portalen.

Markus Berg stödjer — integration mellan NordBilling och API är fragil Python-script från 2018 som ingen vill röra.

Sofia Nilsson stödjer — servern för NordBilling är end-of-life hardware; spare parts svåra att få 2027 enligt leverantör.

Formellt brev till VD: mycket gammalt datasystem, viktigt att byta ut nu, även om det kostar pengar — säkerhet, drift, affär, kund, ROI, plan med faser.

Vi ber inte om oändlig budget — vi ber om beslut att börja innan systemet tvingar oss till akut kostnad utan plan.

Karin Lindström, VD — NordTech Solutions AB förtjänar modern intern plattform som matchar kvaliteten vi levererar externt till Ventilation Nord och andra kunder.

Jag erbjuder presentation 30 minuter till ledningsgrupp med demo av nattliga manuella steg och riskmatris — underlag, inte bara detta brev.

Med vänliga hälsningar och förslag på möte vecka 38 — byte av NordBilling 2012 är investering i NordTechs fortsatta tillväxt och kunders trygghet.

Signatur: Alex Kowalski, backend-utvecklare, NordTech Solutions AB, Fleminggatan 14, Stockholm.

Bilaga: riskrapport Q2, tidstudie Anna Berg 40 h/månad, Sofia hardware EOL-notis — bifogas på begäran till ekonomi och styrelse.

Påminnelse: gammalt datasystem kostar redan — frågan är om vi betalar planerat för framtid eller oplanerat för kris.

Tack för att du läser — formellt brev till företagets VD om varför byte nu är viktigt, även när budgeten är tight.

NordTech levererar moderna kundportaler utåt — NordBilling 2012 inåt skickar fel signal till team och kunder som granskar vår mognad.

Byte nu är strategiskt val — inte panik — med fasplan, teamstöd och tydlig argumentation i detta brev till VD Karin Lindström.

Vi argumenterar för byte av mycket gammalt datasystem nu — även om det kostar pengar — för NordTechs framtid.

Med vänliga hälsningar,

Alex Kowalski